Brev om ersättningshyresgäst – gratis mall att fylla i

När du behöver lämna en hyresrätt och vill att en annan person ska ta över kan ett tydligt brev om ersättningshyresgäst vara ett bra första steg. Brevet presenterar den föreslagna personen och gör det enklare för hyresvärden att bedöma om det finns skäl att pröva en överlåtelse eller annan lösning.

Det är viktigt att skilja på att föreslå en ersättningshyresgäst och att själv bestämma vem som ska få kontraktet. Hyresvärden har normalt en central roll i bedömningen. Mallen på den här sidan kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word när brevet är färdigt.

Vad är ett brev om ersättningshyresgäst?

Ett brev om ersättningshyresgäst är en skriftlig begäran eller presentation till hyresvärden. Den som har det nuvarande hyresavtalet förklarar att han eller hon ska flytta och lämnar uppgifter om en person som önskar ta över eller teckna ett nytt avtal för bostaden.

Brevet är inte i sig ett nytt hyresavtal och ger inte den föreslagna personen rätt att flytta in. Det är ett underlag för dialogen med hyresvärden. Hyresvärden kan behöva göra en egen prövning av exempelvis betalningsförmåga, boendereferenser, hushållets storlek och om den föreslagna lösningen följer reglerna för fastigheten.

När är brevet användbart?

Brevet kan användas i flera situationer, men det bör anpassas efter den aktuella situationen. Exempelvis kan du behöva ansöka om överlåtelse till en närstående som du har bott varaktigt med, eller helt enkelt tipsa hyresvärden om en lämplig sökande om hyresvärden ska hyra ut lägenheten på nytt.

• Du ska flytta och vill föreslå en person som är intresserad av bostaden.
• Du vill be hyresvärden pröva möjligheten till överlåtelse av ett befintligt avtal.
• Du vill lämna tydliga kontaktuppgifter till en tänkbar ny hyresgäst.
• Du vill dokumentera när och hur du kontaktade hyresvärden.
• Du har fått instruktion från hyresvärden att lämna en skriftlig ansökan eller presentation.

Överlåtelse och ny uthyrning är inte samma sak

Det är avgörande att förstå vilken lösning som är aktuell. Vid en överlåtelse kan den nuvarande hyresgästen begära att någon annan tar över det befintliga avtalet. En sådan möjlighet är begränsad och beror på omständigheterna. Vid ny uthyrning avslutas i stället ditt avtal och hyresvärden väljer vem som ska få ett nytt avtal.

Regler om hyra finns främst i 12 kap. jordabalken, ofta kallad hyreslagen. För lagtext och aktuella ändringar kan du läsa på Riksdagens webbplats. Om det uppstår en tvist om exempelvis överlåtelsefrågor kan ärendet i vissa fall bli aktuellt hos hyresnämnden, som hör till Sveriges Domstolar.

Vad innebär överlåtelse?

En överlåtelse innebär inte att du fritt kan sälja eller lämna över ett hyreskontrakt. För bostadshyra krävs normalt hyresvärdens samtycke, och i vissa situationer kan hyresnämnden pröva frågan. Bedömningen påverkas bland annat av relationen mellan parterna, hur länge man bott tillsammans och om det finns godtagbara skäl för överlåtelsen.

Vad innebär ny uthyrning?

Om hyresvärden ska hyra ut bostaden på nytt gäller hyresvärdens egen uthyrningsprocess. Din rekommendation kan vara värdefull, men hyresvärden behöver inte välja den person du föreslår. Skriv därför sakligt och undvik formuleringar som antyder att en överlåtelse redan är beslutad.

Uppgifter som bör finnas i brevet

Ett välformulerat brev gör det lätt för mottagaren att förstå vad du begär, vilken bostad ärendet gäller och hur den föreslagna personen kan kontaktas. Lämna endast relevanta personuppgifter. Känsliga uppgifter ska inte skickas utan tydligt skäl och lämplig hantering.

Så fyller du i mallen steg för steg

Utgå från ditt hyresavtal och från hyresvärdens egna riktlinjer. Om hyresvärden har ett särskilt formulär är det ofta klokt att använda det tillsammans med eller i stället för ett eget brev.

1. Samla uppgifter om lägenheten, ditt avtal och hyresvärdens kontaktväg.
2. Bestäm om brevet gäller en begäran om överlåtelse eller en rekommendation inför ny uthyrning.
3. Fråga den föreslagna personen om samtycke till att lämna kontaktuppgifter.
4. Skriv kort varför du flyttar och vad du önskar att hyresvärden prövar.
5. Fyll i relevanta uppgifter om den föreslagna hyresgästen utan att lämna mer information än nödvändigt.
6. Lista eventuella bilagor och spara en kopia av brevet.
7. Skicka brevet på det sätt hyresvärden anvisar och be gärna om mottagningsbekräftelse.

Praktiskt tips: Skriv inte att en person ”tar över kontraktet” förrän hyresvärden uttryckligen har godkänt lösningen. Formulera i stället brevet som en begäran om prövning eller som ett förslag på en ny sökande.

Beskriv den föreslagna hyresgästen sakligt

Hyresvärden behöver vanligtvis kunna kontakta personen och, om en ansökan ska göras, bedöma förutsättningarna för ett hyresförhållande. Håll presentationen kort, korrekt och saklig. Skriv inte om personliga förhållanden som saknar betydelse för ärendet.

Det kan vara lämpligt att ange att personen är intresserad av bostaden, har informerats om att hyresvärden fattar beslutet och kan lämna ytterligare underlag på begäran. Om hyresvärden har en kö, särskilda inkomstkrav eller en digital ansökningsprocess bör den föreslagna personen följa den processen själv.

Personuppgifter och samtycke

Innan du lämnar namn, telefonnummer eller e-postadress bör den berörda personen veta om det och godkänna att uppgifterna lämnas till hyresvärden. Dela inte kopior av legitimation, uppgifter om hälsa eller annan känslig information om inte hyresvärden uttryckligen behöver uppgifterna och har anvisat en säker hantering.

Mer generell vägledning om behandling av personuppgifter finns hos Integritetsskyddsmyndigheten. Tänk också på att e-post inte alltid är lämplig för omfattande eller känsliga handlingar.

Om du vill överlåta kontraktet

Om du uttryckligen ansöker om överlåtelse bör brevet innehålla en tydlig begäran om samtycke till överlåtelse. Förklara skälet till att du behöver lämna lägenheten och vilken relation du har till personen som föreslås. Om ni har bott tillsammans bör du ange perioden på ett sanningsenligt sätt och kunna styrka den om hyresvärden ber om det.

Undvik att lova en viss tidpunkt för inflyttning innan hyresvärden har tagit ställning. Om ditt eget avtal sägs upp behöver du dessutom följa den uppsägningstid och de övriga villkor som gäller i ditt hyresavtal. En pågående ansökan om överlåtelse ändrar inte automatiskt dina skyldigheter som avtalspart.

Underlag som kan efterfrågas

Vilka handlingar som behövs beror på situationen och hyresvärdens rutiner. Följ alltid den lista du får från hyresvärden. Exempel på underlag som ibland kan vara aktuella är:

• kopia av det aktuella hyresavtalet,
• uppgift om när parterna har bott tillsammans,
• underlag som förklarar skälet till flytten,
• kontaktuppgifter och ansökningshandlingar från den föreslagna personen,
• eventuella intyg som hyresvärden specifikt har begärt.

Skicka brevet och följ upp

Kontrollera först om hyresvärden vill ha brevet via kundportal, e-post eller post. Spara alltid den version du skickar och notera datumet. Be gärna om en skriftlig bekräftelse på att ärendet har kommit fram, särskilt om du har en uppsägning eller önskad flyttdatum att förhålla dig till.

Följ upp sakligt om du inte får svar. Du kan fråga om ärendet är mottaget, om något underlag saknas och när du kan vänta dig besked. Pressa inte den föreslagna personen att agera som om kontraktet redan vore klart. Fram till dess att ett nytt avtal har tecknats eller en överlåtelse har godkänts ansvarar du normalt för dina egna skyldigheter enligt ditt nuvarande avtal.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att blanda ihop ett förslag med ett godkännande. Ett annat är att skicka ett alltför långt brev där den viktiga begäran försvinner. Skriv hellre kort och komplettera endast med de handlingar hyresvärden efterfrågar.

• Att lova den föreslagna personen att bostaden är säkrad.
• Att ange fel lägenhetsnummer eller fel avtalsinnehavare.
• Att skicka personuppgifter utan den föreslagna personens kännedom.
• Att säga upp avtalet utan att kontrollera vad som gäller för din situation.
• Att utgå från att en rekommendation automatiskt ger förtur.
• Att missa hyresvärdens egna ansökningsformulär eller dokumentkrav.

Vanliga frågor

Kan jag själv välja min ersättningshyresgäst?

Nej, du kan föreslå en person, men hyresvärden beslutar normalt om ny uthyrning eller om samtycke till överlåtelse. Vilka regler som gäller beror på situationen och avtalet.

Är ett brev om ersättningshyresgäst samma sak som en uppsägning?

Nej. Brevet presenterar en möjlig lösning eller begär en prövning. Om du vill avsluta ditt avtal behöver du normalt säga upp det enligt avtalet och hyresvärdens rutiner.

Måste den föreslagna personen lämna in en egen ansökan?

Ofta ja. Hyresvärden kan ha egna krav, köregler eller formulär. Brevet kan fungera som en introduktion, men ersätter inte alltid en separat ansökan.

Kan jag överlåta ett hyresavtal till en vän?

Det är normalt inte något som kan göras fritt. Överlåtelse av en bostadshyresrätt är reglerad och förutsätter vanligtvis hyresvärdens samtycke eller prövning i den ordning som gäller.

Vilka personuppgifter bör jag ta med?

Ta med sådant som behövs för att identifiera dig, lägenheten och den föreslagna personen, exempelvis namn och kontaktuppgifter. Undvik känsliga eller irrelevanta uppgifter.

Kan jag använda mallen även om hyresvärden har ett eget formulär?

Ja, mallen kan användas som ett kompletterande brev eller utkast. Följ dock alltid hyresvärdens anvisningar och lämna in det formulär som hyresvärden kräver.

Källor och referenser

• Jordabalken (1970:994), 12 kap. om hyra.
• Sveriges Domstolar – information om hyresnämnden och hyrestvister.
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om personuppgifter.
• Konsumentverket och Hallå konsument – generell vägledning om boende och avtal.