Hyresavtal för verktyg – gratis mall att fylla i

När ett verktyg hyrs ut är ett skriftligt hyresavtal ett enkelt sätt att minska risken för missförstånd. Det gäller oavsett om uthyrningen sker mellan privatpersoner, inom ett mindre företag eller mellan en företagare och en kund. Avtalet visar vad som har lämnats ut, under vilken tid och på vilka villkor.

Med ett hyresavtal för verktyg kan parterna bland annat dokumentera hyra, deposition, skick vid utlämning, ansvar för skada och hur återlämningen ska gå till. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Varför använda ett hyresavtal för verktyg?

Verktyg kan vara både dyrbara och känsliga för felaktig användning. Även ett enklare verktyg kan orsaka en konflikt om det återlämnas sent, saknar tillbehör eller har skador som parterna inte är överens om. Ett avtal skapar en gemensam utgångspunkt redan innan verktyget lämnas över.

Avtalet behöver inte vara komplicerat. Det viktiga är att villkoren är tydliga och att båda parter får samma information. Särskilt värdefullt är det att beskriva verktygets skick och vilka delar som följer med, exempelvis batterier, laddare, sågblad, väskor eller skyddsutrustning.

• Det identifierar uthyraren, hyrestagaren och det aktuella verktyget.
• Det anger när hyrestiden börjar och slutar.
• Det förklarar vad hyran omfattar och när betalning ska ske.
• Det reglerar ansvar för vård, skador, stöld och dröjsmål.
• Det ger stöd vid återlämning och eventuell tvist.

När passar mallen?

Mallen passar när lös egendom, i detta fall verktyg eller maskiner av mindre och medelstor typ, ska hyras ut under en bestämd tid. Exempel kan vara en betongblandare, kapsåg, byggställning, borrhammare, släpvagn med verktygsutrustning, högtryckstvätt eller trädgårdsmaskin.

Den fungerar både för privat uthyrning och för mindre verksamheter. Om uthyraren är näringsidkare och hyrestagaren är konsument kan tvingande konsumentskyddsregler påverka vilka villkor som får användas. Villkor bör då vara skäliga, begripliga och lätta att ta del av före avtalet ingås. För vägledning om konsumentfrågor kan du läsa hos Hallå konsument.

Situationer där du bör vara extra noggrann

Ju högre värde verktyget har, desto mer detaljerat bör avtalet vara. Detsamma gäller om verktyget kräver särskilda kunskaper, kan medföra personskada vid felanvändning eller ska användas på en byggarbetsplats. Vid återkommande uthyrning kan du använda ett huvudavtal och komplettera med en separat utlämnings- och återlämningslista för varje tillfälle.

Uppgifter som bör finnas med

En tydlig identifikation av både parter och egendom är grunden i avtalet. Skriv fullständigt namn och kontaktuppgifter. För företag bör företagsnamn och organisationsnummer anges. Beskriv sedan verktyget så konkret att det inte kan förväxlas med ett annat exemplar.

Det är klokt att anteckna serienummer, särskilda kännetecken och befintliga repor eller fel. Fotografera gärna verktyget från flera håll vid utlämning och återlämning. Bilderna ersätter inte avtalet, men kan vara användbara som dokumentation.

Bestäm hyrestid, hyra och deposition

Hyrestiden bör anges med både datum och klockslag. Formuleringen ”en helg” kan lätt leda till olika tolkningar. Skriv i stället exempelvis när verktyget hämtas och senast när det ska lämnas tillbaka. Om förlängning får ske bör avtalet ange att den måste godkännas av uthyraren i förväg.

Ange om hyran avser hela perioden, per dag, per vecka eller per påbörjat dygn. Klargör också om moms ingår när uthyraren är ett företag och om andra kostnader kan tillkomma, exempelvis för förbrukningsmaterial, rengöring eller transport. En deposition är inte samma sak som hyra; den är ett belopp som kan hållas inne enligt villkoren om det finns en reglerad fordran, till exempel för obetald hyra eller skada.

Praktiskt tips: Låt hyrestagaren kvittera både utlämning och återlämning. Skriv ned mätarställning eller drifttid om verktyget har det, och notera alltid vilka tillbehör som följer med.

Undvik otydliga avgifter

Om en avgift kan tas ut bör det framgå vad som utlöser den och hur den beräknas. Skriv exempelvis om försenad återlämning innebär en ny dags hyra, om en särskild administrationskostnad tas ut eller om parterna i stället ska komma överens om en ersättning i det enskilda fallet. Undvik formuleringar som ger uthyraren obegränsad rätt att själv bestämma avgifter i efterhand.

Ansvar för vård, skada och stöld

Hyrestagaren bör åta sig att använda verktyget varsamt, följa instruktioner och inte låta obehöriga använda det. Det är också rimligt att skriva att verktyget inte får hyras ut vidare eller användas för andra ändamål än det är avsett för utan uthyrarens godkännande.

Avtalet bör skilja mellan normalt slitage och skador som uppstår genom vårdslöshet, felaktig användning eller brott mot villkoren. Normalt slitage är sådant som följer av korrekt och förväntad användning. En skada ska dokumenteras så snart den upptäcks, och hyrestagaren bör kontakta uthyraren innan reparation eller ändring görs.

• Ange om verktyget får användas av andra personer än hyrestagaren.
• Beskriv krav på förvaring, exempelvis torrt, låst eller skyddat från väder.
• Skriv att fel, skador, stöld och förlust ska meddelas utan dröjsmål.
• Klargör att reparationer eller ingrepp kräver uthyrarens godkännande.
• Ange om hyrestagaren ansvarar för självrisk eller annan kostnad enligt försäkring.

Kontrollera även försäkringsskyddet innan uthyrningen. Privatpersoners hemförsäkring, företagsförsäkring och eventuell maskinförsäkring kan ha olika villkor för hyrd egendom, utlåning och stöld. Avtalet kan inte i sig skapa ett försäkringsskydd som saknas.

Utlämning och återlämning i praktiken

Den som hyr ut bör kontrollera att verktyget fungerar vid utlämning och ge den information som behövs för säker användning. Hyrestagaren bör få möjlighet att titta på verktyget och påpeka befintliga fel innan kvittens skrivs. Det minskar risken för att gamla skador läggs på fel person.

1. Kontrollera parternas uppgifter och verktygets identitet.
2. Prova grundläggande funktioner och dokumentera befintligt skick.
3. Räkna och notera alla tillbehör, förbrukningsdelar och nycklar.
4. Bekräfta hyrestid, betalning och kontaktvägar vid problem.
5. Låt båda parter underteckna eller på annat sätt godkänna avtalet.
6. Vid återlämning granskas verktyget igen och depositionen hanteras enligt avtalet.

Om ett verktyg återlämnas sent bör uthyraren dokumentera datum och klockslag. Om verktyget är skadat, ta bilder och anteckna omständigheterna medan minnet är färskt. Försök först lösa frågan sakligt med motparten. När en tvist inte kan lösas frivilligt kan allmän information om domstolsprocesser finnas hos Sveriges Domstolar.

Avtalsvillkor mellan privatpersoner och företag

När båda parter är privatpersoner har avtalet stor betydelse för att fastställa vad ni faktiskt har kommit överens om. Skriv därför ner sådant som annars bara sägs muntligt. Även muntliga överenskommelser kan i många fall vara giltiga, men de är ofta svårare att bevisa.

När ett företag hyr ut till en privatperson behöver företaget vara särskilt tydligt med pris, avgifter och begränsningar. Standardvillkor ska vara lätta att förstå och lämnas till kunden i god tid. Om företagets villkor skiljer sig från vad som står i den enskilda beställningen bör det framgå vilket dokument som gäller.

Så fyller du i mallen korrekt

Börja med att fylla i parternas uppgifter och beskriv verktyget. Ange därefter exakta tidpunkter, hyrespris och hur betalning ska ske. Avsluta med villkor för skador, försening och återlämning. Anpassa de delar som behövs för just ert verktyg, men undvik att stryka centrala uppgifter om ansvar och skick.

Läs igenom allt tillsammans före undertecknande. Parterna bör behålla varsin kopia i samma version. Om ni ändrar något efteråt ska ändringen dokumenteras och godkännas av båda parter. Den redigerbara mallen på sidan gör det enkelt att anpassa avtalet direkt i webbläsaren och exportera en färdig kopia till PDF eller Word.

Vanliga frågor

Måste ett hyresavtal för verktyg vara skriftligt?

Det är ofta möjligt att avtala muntligt, men ett skriftligt avtal är betydligt enklare att bevisa om parterna senare är oense. Skriftlighet är därför starkt rekommenderad, särskilt vid dyrare verktyg eller längre hyrestid.

Kan jag ta ut en deposition?

Ja, parterna kan komma överens om en deposition. Skriv beloppet, när den betalas och på vilka villkor den återbetalas eller kan användas för att täcka en skuld. Dokumentera alltid varför ett avdrag görs.

Vem ansvarar om verktyget går sönder?

Det beror på vad som orsakat skadan och vad ni har avtalat. Normalt slitage bör skiljas från skador som beror på felaktig användning eller bristande vård. Dokumentation av skick före och efter hyrestiden är viktig.

Får hyrestagaren låna ut verktyget till någon annan?

Det bör framgå i avtalet. Om uthyraren vill begränsa användningen till hyrestagaren ska detta skrivas tydligt. Det kan vara viktigt för både ansvar, säkerhet och försäkring.

Vad händer om verktyget lämnas tillbaka för sent?

Avtalet bör ange vad som gäller, exempelvis fortsatt hyra per dag eller annan tydligt beskriven ersättning. Uthyraren bör dokumentera den faktiska återlämningstidpunkten.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218).
• Konsumentverkets och Hallå konsuments vägledning om avtal och konsumenträtt.
• Rättegångsbalken (1942:740), regler om tvistemål.
• Sveriges Domstolar, information om att driva tvistemål.