Hyresavtal för utrustning – gratis mall att fylla i

När en maskin, ett verktyg, teknisk utrustning eller annan lös egendom ska hyras ut är ett skriftligt hyresavtal ett enkelt sätt att skapa ordning. Avtalet gör det tydligt vad som lämnas ut, under hur lång tid, vad hyran omfattar och vem som ansvarar om något händer med utrustningen.

Den här sidan passar både privatpersoner och mindre företag som vill hyra ut eller hyra utrustning i Sverige. Mallen på sidan kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid uppgifterna och villkoren till den aktuella uthyrningen innan parterna skriver under.

Vad är ett hyresavtal för utrustning?

Ett hyresavtal för utrustning är ett avtal mellan en uthyrare och en hyrestagare. Uthyraren låter hyrestagaren använda en bestämd sak under en begränsad eller löpande tid mot ersättning. Det kan exempelvis gälla byggverktyg, släpvagnstillbehör, kamerautrustning, ljudanläggning, trädgårdsmaskiner, kontorsutrustning eller en mindre arbetsmaskin.

Avtalet handlar normalt om lös egendom, alltså saker som kan flyttas. Det skiljer sig från hyra av bostad eller lokal, där särskilda regler kan gälla. För utrustningshyra är parternas överenskommelse därför särskilt viktig. Ett tydligt dokument minskar risken för att parterna senare har olika bilder av pris, skick eller återlämning.

När bör du använda en skriftlig mall?

Även en enkel uthyrning mellan personer som känner varandra mår bra av att dokumenteras. Ju högre värde utrustningen har, desto större är behovet av tydliga villkor. Skriftlighet underlättar också om någon behöver visa vad som faktiskt avtalats.

• När utrustningen har ett betydande inköps- eller återanskaffningsvärde.
• När uthyrningen sker över flera dagar, veckor eller månader.
• När hyrestagaren ska använda utrustningen i arbete eller verksamhet.
• När ett företag hyr ut till en privatperson eller ett annat företag.
• När parterna vill ta ut deposition, självrisk eller avgift vid sen återlämning.
• När utrustningen har serienummer, särskilda tillbehör eller känsliga inställningar.

Ett muntligt avtal kan i många fall vara bindande, men det är ofta svårt att bevisa innehållet om en tvist uppstår. Spara därför det undertecknade avtalet, bilder från utlämningen och eventuell kommunikation om ändrade tider eller villkor.

Uppgifter som ska finnas med i avtalet

Grunden är att båda parter går att identifiera och att den uthyrda utrustningen går att peka ut utan tvekan. Skriv inte bara ”borrmaskin” om det finns flera liknande maskiner. Ange fabrikat, modell, serienummer när det finns och de tillbehör som följer med.

Beskriv också utrustningens skick vid utlämningen. Ett separat utlämnings- och återlämningsprotokoll kan vara lämpligt vid dyrare eller mer teknisk egendom. Notera synliga märken, fel och funktioner som redan är kända. Ta gärna daterade bilder som bilaga eller spara dem på ett sätt som båda parter kan komma åt.

Hyrestid, förlängning och återlämning

Hyrestiden bör innehålla både datum och klockslag. Det är särskilt viktigt om flera personer väntar på att använda samma utrustning. Ange om hyrestiden är bestämd, exempelvis från fredag klockan 16 till måndag klockan 08, eller om avtalet löper tills vidare med en bestämd uppsägningstid.

Bestämd hyrestid

Vid en bestämd period kan avtalet ange att utrustningen ska återlämnas senast vid en särskild tidpunkt. Vill parterna kunna förlänga hyrestiden bör de skriva hur det ska ske, exempelvis genom skriftligt godkännande via e-post eller sms före återlämningstidpunkten.

Sen återlämning

Det är klokt att avtala vad som händer när återlämningen blir sen. Det kan vara fortsatt hyra per dag eller timme, förutsatt att villkoret är tydligt. Skriv också att hyrestagaren ska kontakta uthyraren direkt om en försening riskerar att inträffa. En i förväg angiven rutin är bättre än en konflikt efteråt.

Kontroll vid återlämning

När utrustningen kommer tillbaka bör den kontrolleras tillsammans om det är möjligt. Räkna tillbehör, testa grundläggande funktioner och jämför skicket med utlämningsanteckningarna. Om en skada upptäcks bör den dokumenteras omgående med bilder och en kort beskrivning.

Hyra, moms och deposition

Skriv alltid vilket belopp hyrestagaren ska betala, vad perioden avser och när betalningen ska vara gjord. Om uthyraren är ett företag kan det vara aktuellt att ange om beloppet är inklusive eller exklusive moms. En privatperson ska inte lägga på moms bara för att uthyrningen sker privat.

En deposition kan användas som säkerhet för exempelvis obetald hyra, saknade tillbehör eller skador som hyrestagaren ansvarar för enligt avtalet. Ange beloppet, när det ska betalas och när det ska återbetalas. Beskriv även att uthyraren ska redovisa eventuellt avdrag, så att hyrestagaren förstår vad avdraget avser.

Praktiskt tips: Sätt inte en deposition utan att samtidigt skriva när den kontrolleras och när återbetalning ska ske. Ett enkelt återlämningsprotokoll gör det betydligt lättare att hantera frågan rättvist.

Företag som hyr ut återkommande behöver också hantera bokföring, underlag och eventuell moms korrekt. För övergripande vägledning om företagande och administrativ hantering kan du läsa på Verksamt. Vid osäkerhet om skatter och moms bör företaget kontrollera sin situation hos relevant myndighet eller rådgivare.

Ansvar för skador, stöld och fel

Avtalet bör skilja mellan normalt slitage, fel som redan fanns vid utlämningen och nya skador under hyrestiden. Normalt slitage är inte samma sak som skada genom vårdslös användning. Formulera därför villkoren konkret i stället för att använda alltför generella skrivningar.

• Hyrestagaren ska använda utrustningen enligt instruktioner och för avsett ändamål.
• Hyrestagaren ska skydda utrustningen mot stöld, väta, obehörig användning och onormal belastning.
• Uthyraren ska upplysa om kända fel och lämna ut utrustningen i överenskommet skick.
• Fel, skador, driftstopp eller stöld ska meddelas uthyraren utan onödigt dröjsmål.
• Hyrestagaren får inte låna ut, hyra ut vidare eller överlåta nyttjandet utan uthyrarens godkännande.

Vem som bär den ekonomiska risken vid stöld eller skada beror på omständigheterna och på vad parterna avtalat. Skriv därför om försäkring finns, vilken självrisk som kan bli aktuell och hur en skada ska anmälas. Om utrustningen ska användas i en verksamhet kan särskilda försäkringsvillkor behöva kontrolleras.

Om en privatperson hyr av ett företag kan konsumenträttsliga regler få betydelse. För information riktad till konsumenter kan du använda Hallå konsument. Ett avtal bör vara balanserat och tydligt även när det innehåller avgifter eller ansvarsbegränsningar.

Användning, säkerhet och särskilda villkor

Beskriv vilken användning som är tillåten. Det är extra viktigt för utrustning som kräver erfarenhet, skyddsutrustning, behörighet eller särskild transport. Ett avtal ersätter inte säkerhetsinstruktioner, tillverkarens anvisningar eller de regler som kan gälla för användningen.

Om uthyraren lämnar med en manual, laddare, nyckel, batteri, skydd eller förbrukningsmaterial ska allt listas. Ange också om hyrestagaren får göra justeringar, reparationer eller service. En vanlig och lämplig utgångspunkt är att hyrestagaren inte får försöka reparera utrustningen utan att först kontakta uthyraren, utom när det behövs för att begränsa en akut skada.

Så fyller ni i avtalet steg för steg

1. Identifiera uthyraren och hyrestagaren med fullständiga kontaktuppgifter.
2. Beskriv utrustningen noga och förteckna samtliga tillbehör.
3. Ange hyrestid, plats för utlämning och tidpunkt för återlämning.
4. Fyll i hyra, eventuell deposition, betalningsvillkor och vad som gäller vid försening.
5. Notera skick vid utlämning samt kända fel eller brister.
6. Kom överens om ansvar, försäkring, tillåten användning och kontakt vid skada.
7. Läs igenom avtalet tillsammans, rätta oklarheter och underteckna i två exemplar eller digitalt på ett sätt som kan sparas.

Varje ändring efter undertecknandet bör dokumenteras skriftligt. Det räcker ofta med en tydlig bekräftelse från båda parter, men spara den tillsammans med originalavtalet. Undvik att enbart lita på muntliga besked om ny återlämningstid eller ändrad hyra.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att avtalet beskriver utrustningen för otydligt. Ett annat är att parterna skriver hyresbelopp men glömmer betalningsdatum, deposition eller vad som gäller vid skador. När sådana delar saknas ökar risken för att en mindre händelse blir en svår diskussion.

Undvik också villkor som inte går att använda i praktiken. Om det står att en kontroll ska ske vid återlämning behöver parterna planera för den. Om en viss avgift ska tas ut vid försening måste den vara tydlig redan från början. Anpassa mallen till den verkliga uthyrningen i stället för att behålla text som inte passar.

Vanliga frågor

Måste ett hyresavtal för utrustning vara skriftligt?

Det är ofta möjligt att avtala muntligt, men ett skriftligt avtal är starkt rekommenderat. Det gör det enklare att visa vad parterna kom överens om beträffande utrustning, hyrestid, pris och ansvar.

Kan jag ta en deposition när jag hyr ut utrustning?

Ja, parterna kan komma överens om deposition. Avtalet bör ange belopp, betalningstidpunkt, vad depositionen kan användas till och hur samt när resterande belopp återbetalas.

Vem ansvarar om utrustningen går sönder?

Det beror på orsaken, villkoren i avtalet och hur utrustningen använts. Dokumentera skicket vid utlämning och skriv vad som gäller för skador, normalt slitage, felanmälan och försäkring.

Får hyrestagaren låna ut utrustningen till någon annan?

Det bör normalt inte ske utan uthyrarens godkännande. Skriv uttryckligen i avtalet om vidareutlåning är förbjuden eller tillåten under särskilda villkor.

Hur bevisar man utrustningens skick vid utlämning?

Använd en skriftlig skickbeskrivning, lista tillbehören och ta bilder före utlämningen. Låt gärna båda parter bekräfta anteckningarna genom underskrift eller annan sparad skriftlig godkännandeform.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218).
• Köplagen (1990:931), som kan ge vägledning i vissa avtalsrättsliga frågor om lös egendom.
• Konsumentverket och Hallå konsument – information om konsumenträtt och avtal.
• Skatteverket – vägledning om moms och beskattning för företag och privatpersoner.
• Verksamt – myndighetsinformation för företagare.