Faktura mall – gratis faktura att fylla i

En tydlig faktura gör det enklare för kunden att betala i tid och för dig att hålla ordning på försäljning, moms och bokföring. Oavsett om du driver en enskild firma, ett aktiebolag eller säljer enstaka tjänster behöver fakturan innehålla uppgifter som visar vad kunden ska betala och varför.

På den här sidan finns en faktura mall som du kan redigera direkt i webbläsaren. Fyll i dina uppgifter, skriv ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word. Mallen passar som grund för vanliga svenska fakturor, men kontrollera alltid att innehållet stämmer med din verksamhet och den aktuella affären.

Vad är en faktura mall?

En faktura är ett dokument där säljaren begär betalning av köparen för en vara eller tjänst. Fakturan fungerar både som ett betalningsunderlag för kunden och som ett verifikat i bokföringen. En faktura mall är en färdig struktur där du fyller i de uppgifter som behövs för varje försäljning.

Med en mall slipper du börja från ett tomt dokument varje gång. Du kan behålla en konsekvent utformning, minska risken för missade uppgifter och tydligt ange betalningsvillkor. Det är särskilt praktiskt för små företag, föreningar och egenföretagare som skapar fakturor utan ett separat faktureringsprogram.

När behöver du skicka en faktura?

Du skickar normalt en faktura när en vara har levererats eller en tjänst har utförts och kunden ska betala i efterhand. När betalning ska ske beror på vad ni har avtalat. I vissa fall betalar kunden i förskott, vid leverans eller efter utfört arbete.

Fakturan ska spegla den överenskommelse som redan finns mellan dig och kunden. Skriv därför inte in ett annat pris, annan omfattning eller kortare betalningsfrist än vad ni har kommit överens om. Spara gärna offert, orderbekräftelse, mejl eller avtal tillsammans med fakturan.

Faktura till företag och privatperson

Du kan fakturera både företag och privatpersoner. Till ett företag är det vanligt att ange organisationsnummer, kontaktperson och referens eller inköpsordernummer om kunden har lämnat sådana uppgifter. Till en privatperson räcker det ofta med namn och adress, men du behöver också ett tydligt underlag för vilken vara eller tjänst som avses.

Försäljning till privatpersoner kan omfattas av särskilda regler beroende på tjänst och situation. Exempelvis kan vissa arbeten ha särskilda krav om kunden vill använda skattereduktion. Kontrollera därför förutsättningarna innan du lovar en viss hantering eller rabatt.

Uppgifter som en svensk faktura bör innehålla

En faktura behöver vara lätt att koppla till rätt affärshändelse. För momspliktig försäljning finns särskilda krav på fakturans innehåll. Vilka uppgifter som behövs kan bland annat bero på försäljningsbelopp, om köparen är företag eller privatperson och om försäljningen sker inom Sverige eller över gränserna.

Skatteverkets vägledning om fakturering och moms är en bra utgångspunkt när du behöver bedöma kraven för din situation. Läs mer hos Skatteverket om moms och fakturering om du är osäker på hur uppgifterna ska redovisas.

Fakturanummer och löpande serie

Varje faktura bör ha ett eget fakturanummer. Använd en ordning som gör att du kan hitta fakturan i bokföringen och se om något nummer saknas. Många använder en löpande nummerserie, ibland med ett prefix som visar verksamhetsområde eller år. Det viktiga är att numreringen är konsekvent och att du inte använder samma nummer för olika fakturor.

Datum, förfallodag och betalningsvillkor

Ange fakturadatum och ett tydligt sista betalningsdatum. Du kan även skriva betalningsvillkoret, exempelvis hur många dagar kunden har på sig att betala. Om ni redan har avtalat om en betalningstid ska fakturan följa den överenskommelsen.

Var tydlig med vilket datum som gäller i stället för att enbart skriva ett oklart uttryck. Kunden ska snabbt kunna se när betalningen förväntas vara framme.

Så fyller du i faktura mallen

Samla först underlagen för uppdraget: kundens uppgifter, överenskommet pris, beskrivning av arbetet eller varan och dina betalningsuppgifter. Gå sedan igenom mallen rad för rad. En korrekt ifylld faktura ska kunna förstås av någon som inte deltog i affären.

1. Fyll i säljarens namn, adress och kontaktuppgifter.
2. Ange organisationsnummer eller personnummer när det är relevant för verksamheten och faktureringen.
3. Fyll i kundens namn, adress och eventuell referens.
4. Sätt fakturanummer, fakturadatum och förfallodag.
5. Beskriv varje vara eller tjänst tydligt och ange antal, pris och eventuell rabatt.
6. Räkna ut delsumman, momsbeloppet och totalbeloppet.
7. Lägg till korrekta betalningsuppgifter och eventuella villkor som ni har avtalat.
8. Kontrollera alla belopp och kunduppgifter innan du skickar eller skriver ut fakturan.

Praktiskt tips: Skriv en beskrivning som kunden känner igen från offert, order eller utfört arbete. “Målning enligt offert” är oftast tydligare än enbart “arbete”.

Moms på fakturan

Om du är momsregistrerad och försäljningen är momspliktig ska du normalt visa beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp. Det ska också framgå vad kunden ska betala totalt. Om olika rader har olika momssatser behöver underlaget redovisas så att det går att se vilken moms som hör till respektive del.

Alla försäljningar behandlas inte på samma sätt. Vissa är undantagna från moms, och andra kan ha särskilda regler. Skriv därför inte moms på fakturan om du inte ska ta ut moms. Om du är osäker är det klokt att kontrollera reglerna innan fakturan skickas.

Exempel på tydlig beloppsredovisning

• Pris exklusive moms: ange summan för varan eller tjänsten före moms.
• Moms: ange tillämplig procentsats och momsbeloppet.
• Att betala: ange slutbeloppet inklusive moms.
• Avrundning eller rabatt: visa den separat om den påverkar beloppet.

Undvik att bara skriva ett slutbelopp när moms ska specificeras. Det kan göra fakturan svårare att bokföra för både dig och kunden.

Betalningsuppgifter och påminnelser

Gör det enkelt för kunden att betala. Ange bankgiro, plusgiro eller bankkonto tydligt och kontrollera att uppgiften är rätt. Om du använder OCR-nummer eller vill att kunden ska ange fakturanumret som meddelande kan du skriva det i betalningsinformationen.

Om kunden inte betalar på förfallodagen kan du först skicka en vänlig påminnelse. Dokumentera kontakten och ange vilken faktura påminnelsen gäller. Om betalning fortfarande uteblir kan du överväga nästa steg utifrån vad som gäller i er affärsrelation. Information om ansökan om betalningsföreläggande finns hos Kronofogden.

Var försiktig med avgifter och ränta

Ta bara med påminnelseavgift, dröjsmålsränta eller andra kostnader när du har stöd för det i er överenskommelse eller i tillämpliga regler. Skriv villkoren tydligt och undvik formuleringar som du inte kan förklara eller tillämpa korrekt.

Vanliga misstag att undvika

Små fel kan leda till frågor, försenade betalningar och mer administrativt arbete. Det är därför värt att göra en enkel kontroll innan fakturan skickas.

• Fel kundnamn, adress eller organisationsnummer.
• Saknat fakturanummer eller dubbla fakturanummer.
• Otydlig beskrivning av vad kunden köper.
• Felaktigt momsbelopp eller oklar uppgift om moms.
• Saknad förfallodag eller otydliga betalningsvillkor.
• Fel konto-, giro- eller referensuppgift.
• Belopp som inte stämmer mellan rader, moms och totalsumma.

Om du upptäcker ett fel efter att fakturan har skickats bör du rätta det på ett sätt som fungerar med din bokföring. Ändra inte bara en redan bokförd handling utan att kunna följa vad som har korrigerats. Vid större fel kan det behövas en särskild rättelse eller kreditfaktura.

Fakturan som underlag för bokföringen

En utfärdad faktura är normalt ett viktigt bokföringsunderlag. Spara därför en kopia av fakturan tillsammans med information som styrker försäljningen, exempelvis avtal, order, tidrapport eller leveransunderlag. Se också till att det går att se om och när kunden har betalat.

Hur du bokför fakturan påverkas bland annat av företagsform, redovisningsmetod och om du redovisar moms. Om du behöver vägledning kring löpande bokföring, verifikationer eller företagets administration kan du utgå från myndighetsinformation på verksamt.se och vid behov ta hjälp av en redovisningskonsult.

Redigera, spara och exportera mallen

Faktura mallen på denna sida kan fyllas i direkt i webbläsaren. Anpassa rubriker, lägg till rader och skriv in de uppgifter som gäller för just din försäljning. När fakturan är klar kan du skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word.

Granska alltid dokumentet i den form du ska skicka till kunden. Kontrollera särskilt radbrytningar, totalsummor, fakturanummer och betalningsuppgifter. Spara även en egen kopia med ett filnamn som gör fakturan lätt att hitta senare.

Vanliga frågor

Måste en faktura ha ett fakturanummer?

En faktura bör ha ett unikt fakturanummer så att den kan identifieras och följas i bokföringen. Använd en konsekvent nummerserie och undvik att återanvända samma nummer.

Kan jag använda samma faktura mall för privatpersoner och företag?

Ja, mallen kan användas för båda, men fyll i uppgifter som passar kunden och affären. Företagskunder kan exempelvis behöva referens, ordernummer eller organisationsnummer.

Ska jag alltid lägga på moms?

Nej. Om du ska ta ut moms beror på din verksamhet och vilken försäljning det gäller. Kontrollera dina förutsättningar innan du anger moms på fakturan.

Hur lång betalningstid ska jag skriva på fakturan?

Ange den betalningstid som du och kunden har kommit överens om. Skriv också ett tydligt förfallodatum så att kunden vet när betalningen senast ska vara gjord.

Kan jag ändra en faktura efter att den har skickats?

Om ett fel upptäcks bör det rättas på ett spårbart sätt som fungerar med bokföringen. Hur rättelsen ska göras beror på felet och hur fakturan redan har hanterats.

Kan jag exportera faktura mallen till PDF eller Word?

Ja. Mallen på den här sidan kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Källor och referenser

• Skatteverket – vägledning om moms och fakturering.
• Bokföringslagen – regler om bokföring och räkenskapsinformation.
• Mervärdesskattelagen – regler om moms och fakturering.
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande.
• Verksamt – myndighetsinformation för företagare.