Anställningsintyg – gratis mall att fylla i

Ett anställningsintyg är ett skriftligt dokument där arbetsgivaren bekräftar att en person har eller har haft en anställning. Intyget används ofta när den anställde söker bostad, lån, visum, ny tjänst eller behöver styrka sin inkomst och arbetssituation i ett annat sammanhang.

På den här sidan finns en kostnadsfri mall för anställningsintyg. Mallen kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Nedan får du praktisk vägledning om vilka uppgifter som bör finnas med, hur intyget formuleras och vad arbetsgivaren bör kontrollera före underskrift.

Vad är ett anställningsintyg?

Ett anställningsintyg är arbetsgivarens bekräftelse av centrala fakta om ett anställningsförhållande. Det är normalt ett sakligt intyg, inte en bedömning av den anställdes prestationer eller personliga egenskaper.

Innehållet kan variera beroende på mottagaren. En hyresvärd vill ofta veta om anställningen är tillsvidare eller tidsbegränsad och hur stor sysselsättningsgraden är. En bank kan efterfråga lön och anställningsform. Vid en ansökan utomlands kan det vara viktigt att ange både arbetsgivare, befattning och tydliga datum.

Intyget skiljer sig från ett tjänstgöringsbetyg. Ett tjänstgöringsbetyg brukar innehålla omdömen om hur personen har utfört sitt arbete. Ett anställningsintyg fokuserar i stället på verifierbara anställningsuppgifter.

När behövs ett anställningsintyg?

Den anställde kan be om ett intyg under pågående anställning eller efter att anställningen har avslutats. Det finns många vardagliga situationer där ett tydligt och daterat dokument underlättar handläggningen.

• Ansökan om hyresrätt, bostadsrätt eller andrahandsboende.
• Ansökan om bolån, privatlån eller kredit.
• Ansökan om visum, uppehållstillstånd eller arbete utomlands.
• Underlag till myndighet, försäkringsbolag eller utbildningsanordnare.
• Styrkande av erfarenhet vid en ny anställning.
• Bekräftelse till en annan part som behöver kontrollera nuvarande anställning.

Be mottagaren precisera vilka uppgifter som krävs innan intyget skrivs. Då minskar risken att arbetsgivaren lämnar ut mer personinformation än nödvändigt eller att den anställde behöver återkomma för kompletteringar.

Skillnaden mellan anställningsintyg och andra dokument

Flera dokument har snarlika namn men används för olika ändamål. Välj rätt dokument från början, särskilt om den anställde behöver intyget för ersättning från arbetslöshetsförsäkring eller för ett ärende hos en myndighet.

Om personen behöver underlag till a-kassan ska arbetsgivaren normalt inte ersätta arbetsgivarintyget med ett vanligt anställningsintyg. Ett anställningsintyg saknar ofta de uppgifter som behövs för att handlägga ersättningen.

Uppgifter som bör finnas med

Ett användbart intyg ska vara lätt att kontrollera. Skriv därför fullständiga namn, konkreta datum och tydliga uppgifter om anställningen. Undvik förkortningar som en extern mottagare kan misstolka.

Arbetsgivarens uppgifter

Ange arbetsgivarens juridiska namn, organisationsnummer, adress och kontaktuppgifter. I ett mindre företag kan det också vara bra att ange vem som har skrivit intyget och vilken roll personen har, exempelvis ägare, chef eller HR-ansvarig.

Den anställdes uppgifter

Den anställdes fullständiga namn är normalt tillräckligt. Personnummer ska bara tas med när det behövs för mottagarens kontroll och den anställde har anledning att lämna uppgiften. Fundera alltid på om en mindre detaljerad uppgift räcker.

Anställningsuppgifter

Ange datum för anställningens början och, om den har upphört, datum för sista anställningsdag. Skriv om anställningen är tillsvidare, tidsbegränsad, provanställning eller en annan överenskommen form. Ange även tjänst eller befattning samt sysselsättningsgrad, till exempel 100 procent eller 75 procent.

Lön bör bara tas med om den anställde eller mottagaren efterfrågar den. Om lön anges bör arbetsgivaren precisera om beloppet avser fast månadslön före skatt och om det finns rörliga delar som inte ingår i beloppet.

Så skriver du ett korrekt och neutralt intyg

Utgå från företagets personal- och löneuppgifter i stället för minnesbilder. Skriv sakligt och håll dig till information som arbetsgivaren kan verifiera. Ett intyg ska inte innehålla gissningar om framtida anställning, framtida inkomst eller arbetsgivarens privata omdömen om den anställde.

1. Ta reda på varför den anställde behöver intyget och vilka uppgifter mottagaren kräver.
2. Kontrollera namn, anställningsdatum, befattning, anställningsform och omfattning mot underlag.
3. Fyll i uppgifterna i mallen med hela datum och tydliga formuleringar.
4. Ta bara med lön, personnummer eller annan känslig uppgift när det finns ett tydligt behov.
5. Läs igenom intyget tillsammans med underlaget före underskrift.
6. Datera, underteckna och lämna dokumentet på ett säkert sätt.

Arbetsgivaren ansvarar för att uppgifterna är riktiga när intyget lämnas. Om exempelvis en tidsbegränsad anställning senare förlängs kan ett nytt eller kompletterat intyg behövas.

Praktiskt tips: Skriv alltid ett slutdatum eller formuleringen ”pågående anställning” när det är relevant. Ett intyg utan tydlig tidsangivelse leder ofta till följdfrågor från hyresvärdar, banker och andra mottagare.

Personuppgifter och säker hantering

Ett anställningsintyg innehåller personuppgifter och bör hanteras med omsorg. Begränsa innehållet till vad som behövs för ändamålet. Det är särskilt viktigt med uppgifter som personnummer, lön, frånvaro eller andra förhållanden som kan vara känsliga för den enskilde.

Arbetsgivare behöver ha ordning på hur personuppgifter behandlas. Läs mer om grundläggande vägledning hos Integritetsskyddsmyndigheten. Skicka inte ett intyg med fler uppgifter än mottagaren behöver, och använd en lämplig överlämningsform. Vid e-post bör arbetsgivaren överväga vilka skyddsåtgärder som är rimliga utifrån uppgifternas känslighet.

Undvik att skriva sådant som sjukdom, facklig tillhörighet, familjeförhållanden, skäl till frånvaro eller andra personliga uppgifter. Sådana uppgifter behövs normalt inte i ett standardiserat anställningsintyg.

Anställningsform och formuleringar

Anställningsformen bör beskrivas korrekt men enkelt. Är anställningen tillsvidare kan det stå att personen är tillsvidareanställd från ett visst datum. Är den tidsbegränsad bör start- och slutdatum framgå. Om anställningen är pågående ska arbetsgivaren inte ange ett slutdatum som inte finns.

Exempel på sakliga formuleringar

• ”[Namn] är tillsvidareanställd hos [arbetsgivare] sedan [datum].”
• ”[Namn] är anställd på heltid som [befattning] sedan [datum].”
• ”[Namn] var anställd som [befattning] under perioden [datum]–[datum].”
• ”Anställningen är tidsbegränsad och gäller under perioden [datum]–[datum].”
• ”Den avtalade sysselsättningsgraden är [antal] procent.”

Regler om anställningsformer och villkor finns bland annat i lagen om anställningsskydd. Om du behöver läsa lagtext eller kontrollera en aktuell lydelse kan du söka via Riksdagens lagar och dokument. Kollektivavtal eller individuella avtal kan också påverka hur en anställning är utformad.

Underskrift, kontaktperson och original

Intyget bör dateras och undertecknas av en behörig företrädare för arbetsgivaren. Det kan vara närmaste chef, HR, ägare eller någon annan som har rätt information och mandat att intyga uppgifterna. Ange kontaktpersonens namn, befattning, telefonnummer och e-postadress så att mottagaren kan kontrollera uppgifterna.

En underskrift kan vara handskriven på en utskrift eller elektronisk om mottagaren accepterar detta. Vid osäkerhet bör arbetsgivaren fråga mottagaren vilken form som krävs. Spara gärna en kopia av den version som lämnats ut, tillsammans med datum och vem den överlämnades till.

Använd mallen på den här sidan

Mallen på den här sidan är utformad för att ge ett tydligt underlag för ett vanligt anställningsintyg. Fyll i arbetsgivarens uppgifter, den anställdes namn, anställningsperiod, anställningsform, befattning och omfattning. Lägg vid behov till uppgift om lön eller arbetsuppgifter, men håll alltid informationen relevant för ändamålet.

Du kan redigera dokumentet direkt i webbläsaren innan du skriver ut det. När uppgifterna är kontrollerade kan du exportera mallen till PDF eller Word, vilket gör det enkelt att lämna intyget digitalt eller skriva ut det för underskrift.

Vanliga frågor

Måste arbetsgivaren skriva ett anställningsintyg?

Behovet beror på situationen, avtal och eventuellt kollektivavtal. I praktiken är det vanligt att arbetsgivaren lämnar ett sakligt intyg när en nuvarande eller tidigare anställd begär det. Kontrollera vilka krav som gäller i det enskilda fallet.

Kan ett anställningsintyg användas i stället för arbetsgivarintyg?

Nej, normalt inte när det gäller ansökan om arbetslöshetsersättning. Arbetsgivarintyget har ett särskilt syfte och efterfrågar mer detaljerade uppgifter om bland annat arbete och ersättning.

Ska lön stå med i anställningsintyget?

Nej, inte alltid. Ta med lönen om mottagaren behöver uppgiften, exempelvis vid en kreditprövning, eller om den anställde uttryckligen har bett om det. Ange då tydligt vad beloppet avser.

Kan jag skriva att anställningen kommer att förlängas?

Skriv bara sådant som är beslutat och som arbetsgivaren kan styrka. Om förlängningen inte är formellt klar bör intyget beskriva den aktuella anställningen, inte en osäker framtida förändring.

Vem ska skriva under intyget?

En person som företräder arbetsgivaren och kan bekräfta uppgifterna bör underteckna. Det är ofta chef, HR-ansvarig, ägare eller firmatecknare, beroende på företagets organisation.

Hur länge är ett anställningsintyg giltigt?

Det finns ingen allmän giltighetstid som passar alla situationer. Mottagaren kan däremot vilja ha ett nyligen utfärdat intyg, särskilt när det gäller en pågående anställning eller aktuell lön.

Källor och referenser

• Lagen om anställningsskydd (1982:80).
• Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.
• Integritetsskyddsmyndigheten, vägledning om behandling av personuppgifter.
• Riksdagen, lagar och författningar.
• Arbetsförmedlingen och a-kassornas information om arbetsgivarintyg.