Tjänstgöringsintyg under anställning – gratis mall

Ett tjänstgöringsintyg under anställning är ett skriftligt intyg från arbetsgivaren som bekräftar att en person är anställd just nu. Det kan behövas vid exempelvis en bostadsansökan, kontakt med bank, myndighet, hyresvärd eller annan aktör som vill se en aktuell och saklig bekräftelse på anställningen.

Intyget ska vara tydligt men inte mer omfattande än situationen kräver. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Nedan går vi igenom vilka uppgifter som normalt bör finnas med, hur formuleringarna kan anpassas och vad arbetsgivaren bör tänka på innan intyget lämnas ut.

Vad är ett tjänstgöringsintyg under pågående anställning?

Ett tjänstgöringsintyg är ett dokument där arbetsgivaren intygar faktiska förhållanden kring en anställning. När anställningen fortfarande pågår visar intyget framför allt att den anställda arbetar hos arbetsgivaren vid tidpunkten då intyget utfärdas.

Det är inte samma sak som ett arbetsbetyg. Ett arbetsbetyg innehåller vanligtvis en bedömning av hur personen har utfört sitt arbete, medan ett tjänstgöringsintyg i första hand ska vara neutralt och faktabaserat. Det är inte heller samma dokument som ett arbetsgivarintyg för ersättning från arbetslöshetsförsäkringen, vilket normalt har ett särskilt formulär och andra uppgifter.

När används intyget?

Den anställda kan be om ett intyg av flera skäl. Ofta räcker ett kort intyg med namn, arbetsgivare, startdatum, tjänst och omfattning. I andra fall behöver mottagaren även veta anställningsform eller aktuell lön. Lämna bara med sådana uppgifter som den anställda har bett om och som är relevanta för ändamålet.

• Ansökan om hyresbostad eller bostadsrätt.
• Ansökan om lån, kredit eller andra ekonomiska åtaganden.
• Kontakt med en myndighet som behöver styrka arbete eller inkomst.
• Visum-, uppehålls- eller reseärenden där anställning ska bekräftas.
• Ansökan till utbildning, medlemskap eller annan tjänst där yrkesroll behöver styrkas.

Skillnaden mellan tjänstgöringsintyg, arbetsgivarintyg och arbetsbetyg

Benämningarna kan lätt blandas ihop, men dokumenten fyller olika funktioner. Att välja rätt typ av intyg minskar risken för att mottagaren begär kompletteringar.

Om den anställda behöver visa att hen fortfarande arbetar hos företaget är tjänstgöringsintyget normalt det mest lättförståeliga dokumentet. Om syftet gäller arbetslöshetsersättning ska arbetsgivaren i stället undersöka vilket underlag som efterfrågas i det enskilda ärendet.

Uppgifter som bör finnas med

Grunden är att intyget ska vara möjligt att förstå för någon som inte känner till arbetsplatsen. Mottagaren ska kunna se vem som utfärdar intyget, vem det avser och vad som faktiskt intygas.

Grunduppgifter om arbetsgivaren och den anställda

Skriv arbetsgivarens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter. För en enskild firma används verksamhetens namn och personnummer eller organisationsnummer där det är relevant. Ange den anställdas fullständiga namn och gärna personnummer endast om det behövs för att undvika sammanblandning eller uttryckligen efterfrågas.

Personuppgifter ska hanteras varsamt. Ta inte med känsliga eller onödiga uppgifter, exempelvis hälsouppgifter, facklig tillhörighet, privata omständigheter eller frånvaroorsaker. Den som hanterar personuppgifter i en verksamhet behöver följa dataskyddsreglerna; läs vägledning hos Integritetsskyddsmyndigheten om hur personuppgifter ska behandlas.

Uppgifter om anställningen

Ange startdatum och att anställningen pågår vid utfärdandedatumet. Beskriv befattningen med en titel som speglar arbetet, till exempel butikssäljare, administratör, snickare eller projektledare. Om arbetstiteln är intern kan det vara klokt att lägga till en kort och begriplig beskrivning.

Det är också vanligt att ange anställningsform och sysselsättningsgrad. Skriv exempelvis tillsvidareanställning på heltid, visstidsanställning till och med ett visst datum eller deltidsanställning med en viss procent. Om omfattningen varierar kan man beskriva den som varierande enligt schema eller avtal, utan att göra gissningar om framtida arbetspass.

• Arbetsgivarens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter.
• Den anställdas fullständiga namn.
• Datum då anställningen började.
• Uppgift om att anställningen fortfarande pågår.
• Befattning och vid behov en kort beskrivning av arbetsuppgifter.
• Anställningsform och sysselsättningsgrad.
• Utfärdandedatum, ort och underskrift av behörig företrädare.

Så fyller du i mallen steg för steg

Utgå alltid från aktuella och kontrollerbara uppgifter. Uppgifterna i intyget bör stämma överens med anställningsavtal, lönesystem och den faktiska arbetssituationen. Om en uppgift är osäker är det bättre att kontrollera den innan intyget signeras.

1. Fastställ vad den anställda behöver intyget till och vilka uppgifter mottagaren efterfrågar.
2. Kontrollera namn, anställningsdatum, befattning, anställningsform och sysselsättningsgrad.
3. Fyll i arbetsgivarens kontaktuppgifter så att mottagaren kan verifiera intyget vid behov.
4. Skriv tydligt att anställningen pågår på utfärdandedagen.
5. Ta med lön bara om den efterfrågas och den anställda vill att den uppgiften lämnas ut.
6. Läs igenom dokumentet, datera det och låt en behörig person underteckna.
7. Spara en kopia enligt arbetsplatsens rutiner och lämna originalet eller en PDF till den anställda.

Praktiskt tips: Anpassa intyget efter mottagarens behov, men håll formuleringarna neutrala. Ett tydligt intyg med rätt datum och kontaktuppgifter är ofta mer användbart än ett långt dokument med irrelevanta detaljer.

Formuleringar som fungerar i ett aktuellt intyg

En enkel och rak formulering minskar risken för missförstånd. Exempelvis kan arbetsgivaren skriva att en namngiven person är anställd sedan ett visst datum och fortfarande är anställd vid datumet för intyget. Därefter kan befattning, anställningsform och omfattning anges.

Undvik formuleringar som kan uppfattas som garantier om framtiden. Ett intyg om att anställningen pågår i dag betyder inte automatiskt att arbetsgivaren lovar fortsatt anställning under en viss period. Om anställningen är tidsbegränsad bör slutdatum anges, om det är känt och relevant.

Om lön ska anges

Ibland kräver exempelvis en hyresvärd eller bank information om lön. Ange då om beloppet är månadslön, timlön eller annan ersättning, och förtydliga om summan avser före skatt. Rörlig ersättning, provision och övertid kan variera. Om sådana uppgifter behöver nämnas är det klokt att beskriva dem försiktigt, exempelvis som rörlig ersättning enligt gällande villkor, i stället för att ange ett osäkert framtida belopp.

Vem får utfärda och underteckna intyget?

Intyget bör utfärdas av en person som kan företräda arbetsgivaren eller har fått uppdrag att lämna sådana uppgifter. På större arbetsplatser är det ofta en chef eller person inom HR. I mindre företag kan ägaren eller firmatecknaren skriva under.

Underskriften ska gå att koppla till en person. Skriv därför namnförtydligande, roll och kontaktuppgifter. En digital signatur eller elektroniskt undertecknat PDF-dokument kan fungera om mottagaren accepterar det. Kontrollera mottagarens krav om originalhandling eller särskild signeringsform efterfrågas.

Arbetsgivarens ansvar och den anställdas rättigheter

Vilken rätt till intyg som gäller kan påverkas av lag, kollektivavtal, anställningsavtal och arbetsplatsens rutiner. Arbetsgivaren bör därför kontrollera vilka regler som gäller i den egna verksamheten. Grundläggande information om arbetsrättslig lagstiftning finns via Sveriges riksdag.

Även när det inte finns ett särskilt formkrav är det god personaladministration att hantera en begäran skyndsamt och korrekt. Ett felaktigt eller otydligt intyg kan skapa praktiska problem för den anställda. Samtidigt ska arbetsgivaren inte lämna ut mer information än vad som behövs för ändamålet.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste problemet är att intyget är för otydligt. Enbart formuleringen att någon ”jobbar här” kan vara otillräcklig om mottagaren behöver veta från när, i vilken roll och i vilken omfattning personen arbetar.

• Fel eller saknat utfärdandedatum.
• Otydlig uppgift om huruvida anställningen fortfarande pågår.
• Avsaknad av arbetsgivarens kontaktuppgifter.
• Felaktig benämning på anställningsformen.
• Onödiga personuppgifter eller privata kommentarer.
• Uppgifter om lön som är oklara, gamla eller inte efterfrågade.
• Underskrift från någon utan kännedom om anställningen.

Kontrollera också att namnet är rätt stavat och att datumformaten är tydliga. Om intyget gäller en tidsbegränsad anställning bör det inte ge intryck av att anställningen är tillsvidare om så inte är fallet.

När behöver intyget uppdateras?

Ett tjänstgöringsintyg beskriver läget den dag det utfärdas. Mottagare kan därför vilja ha ett nyligen utfärdat intyg, särskilt vid bostads- och kreditärenden. Ett äldre dokument kan vara mindre användbart om tjänst, arbetstid, lön eller anställningsform har ändrats.

Skapa gärna ett nytt intyg om den anställda bytt roll, gått upp eller ned i arbetstid, fått en ny anställningsform eller behöver lämna in handlingen till en ny mottagare. Ett uppdaterat intyg är normalt bättre än att ändra för hand i en gammal handling.

Vanliga frågor

Kan en anställd begära tjänstgöringsintyg medan anställningen pågår?

Ja, det är vanligt att en anställd behöver ett aktuellt intyg under en pågående anställning. Arbetsgivaren bör kontrollera vilka uppgifter som behövs och utfärda ett sakligt dokument enligt verksamhetens rutiner.

Måste lönen stå med i ett tjänstgöringsintyg?

Nej, lön behöver inte alltid anges. Ta med löneuppgift när mottagaren kräver den eller när den anställda särskilt har bett om det. Förtydliga då vilken typ av lön eller ersättning beloppet avser.

Är tjänstgöringsintyg och arbetsgivarintyg samma sak?

Nej. Ett tjänstgöringsintyg bekräftar i regel anställningen och tjänstgöringen. Ett arbetsgivarintyg används ofta som underlag i ärenden om arbetslöshetsersättning och innehåller andra uppgifter.

Kan intyget skickas digitalt?

Ja, ofta fungerar en PDF via e-post eller ett elektroniskt undertecknat dokument. Kontrollera dock mottagarens krav, eftersom vissa kan begära original eller en särskild signeringslösning.

Vem ska skriva under intyget?

En chef, HR-representant, ägare eller annan behörig företrädare för arbetsgivaren bör underteckna. Personen ska kunna bekräfta uppgifterna och lämna kontaktuppgifter för eventuell kontroll.

Hur gammalt får ett tjänstgöringsintyg vara?

Det beror på mottagaren och syftet. Eftersom intyget visar förhållandena vid utfärdandedagen är ett nyligen daterat intyg normalt bäst, särskilt om mottagaren behöver veta att anställningen fortfarande pågår.

Källor och referenser

• Riksdagen – lagstiftning och information om arbetsrättsliga regler.
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om behandling av personuppgifter.
• Arbetsmiljöverket – information för arbetsgivare och arbetstagare.
• Dataskyddsförordningen (GDPR).