Tjänstgöringsintyg – gratis mall att fylla i

Ett tjänstgöringsintyg är ett skriftligt intyg från arbetsgivaren som bekräftar att en person har varit anställd. Det används ofta när en tidigare eller nuvarande medarbetare ska söka nytt arbete, hyra bostad, ansöka om utbildning eller behöver styrka sin yrkeserfarenhet.

Här får du en praktisk genomgång av vad ett tjänstgöringsintyg bör innehålla och hur det kan formuleras sakligt. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word när uppgifterna är klara.

Vad är ett tjänstgöringsintyg?

Ett tjänstgöringsintyg är en neutral handling som beskriver ett anställningsförhållande. Tyngdpunkten ligger på kontrollerbara fakta: vem som varit anställd, hos vilken arbetsgivare, under vilken tidsperiod och i vilken roll. Intyget kan också kort beskriva de huvudsakliga arbetsuppgifterna.

Det är viktigt att skilja tjänstgöringsintyg från ett arbetsbetyg. Ett arbetsbetyg innehåller vanligtvis arbetsgivarens omdöme om hur arbetet har utförts, exempelvis samarbetsförmåga, initiativ eller ansvarstagande. Ett tjänstgöringsintyg behöver normalt inte innehålla några värderingar.

När kan intyget behövas?

En medarbetare kan behöva ett intyg i många olika situationer. Ett tydligt och korrekt dokument minskar risken för kompletterande frågor från mottagaren.

• Vid ansökan till en ny tjänst.
• Vid ansökan om bostad eller lån, när anställning behöver styrkas.
• Vid ansökan till utbildning eller validering av yrkeserfarenhet.
• Vid uppdrag där kunden vill kontrollera tidigare erfarenhet.
• När en person behöver dokumentera sin anställningshistorik.

Tjänstgöringsintyg, arbetsgivarintyg och arbetsbetyg

Flera dokument kan kallas arbetsintyg i vardagligt språk, men de fyller olika funktioner. Be den som ska använda handlingen att ange vilket dokument som efterfrågas. Det är särskilt viktigt när underlaget ska lämnas till en myndighet eller arbetslöshetskassa.

Ett tjänstgöringsintyg ersätter alltså inte ett arbetsgivarintyg när ett sådant särskilt har begärts. Om den anställde är osäker är det klokt att be mottagaren specificera kraven innan intyget skrivs.

Uppgifter som bör finnas med

Innehållet ska vara tillräckligt detaljerat för att intyget ska vara användbart, men inte mer omfattande än nödvändigt. Arbetsgivaren bör utgå från sådant som går att styrka genom anställningsavtal, schema, lönesystem och verksamhetens egna uppgifter.

Grunduppgifter om arbetsgivaren

Ange arbetsgivarens namn och organisationsnummer. Lägg gärna till adress, telefonnummer och e-postadress så att mottagaren kan kontakta arbetsgivaren för verifiering. För enskild firma anges företagets namn och organisationsnummer eller personnummer enligt verksamhetens registrerade uppgifter.

Uppgifter om den anställde

Den anställdes för- och efternamn ska anges. Personnummer bör normalt bara tas med om det finns ett tydligt behov, eftersom uppgiften är integritetskänslig. Ofta räcker namn, särskilt om intyget ska användas vid en vanlig jobbansökan.

Anställningens omfattning och tid

Skriv startdatum och, om anställningen har avslutats, slutdatum. Om personen fortfarande arbetar kvar anges att anställningen pågår. Beskriv också anställningens omfattning, exempelvis heltid, deltid med viss procent eller vid behov. Var exakt om omfattningen har ändrats under perioden.

Befattning och arbetsuppgifter

Ange befattning eller yrkesroll och beskriv huvuduppgifterna i korta, konkreta punkter. Anpassa beskrivningen efter det arbete som faktiskt har utförts. En alltför bred eller positivt färgad formulering kan skapa osäkerhet, medan tydliga arbetsuppgifter visar erfarenheten på ett bättre sätt.

• Planering, utförande och uppföljning av arbetsuppgifter.
• Kundkontakt, administration eller intern samordning.
• Ansvar för särskilda system, verktyg eller arbetsmoment.
• Handlednings- eller samordningsansvar, om det funnits.
• Arbete inom ett avgränsat område, exempelvis försäljning, vård, lager eller ekonomi.

Så skriver arbetsgivaren ett sakligt intyg

Ett bra tjänstgöringsintyg är lätt att läsa och bygger på fakta. Formulera dig neutralt, använd datumformat konsekvent och kontrollera att personens befattning motsvarar den verkliga rollen. Undvik förkortningar som en extern mottagare kanske inte förstår.

Det finns inte någon standardtext som passar alla arbetsplatser. Innehållet bör i stället anpassas efter anställningen och mottagarens rimliga behov. Informationen ska också hanteras med hänsyn till dataskydd. Läs mer om hantering av personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Praktiskt tips: Låt den anställde läsa igenom namn, datum, befattning och arbetsuppgifter innan intyget signeras. Det är enklare att rätta ett sakfel direkt än att senare utfärda ett nytt intyg.

Arbetsuppgifter: formuleringar som fungerar

Arbetsuppgiftsdelen ska ge en rättvis bild av tjänsten. Skriv vad personen gjort, inte vad ni hoppas att texten ska signalera. Om befattningsnamnet är internt eller otydligt kan en kort förklaring vara värdefull.

Exempel på neutrala formuleringar

För en administratör kan det stå: ”Arbetet omfattade löpande administration, bokning, dokumenthantering och kontakt med kunder och leverantörer.” För en butikssäljare kan formuleringen vara: ”Arbetet omfattade kundservice, varupåfyllning, kassaarbete och medverkan i den dagliga butiksdriften.”

För en projektledare kan texten beskriva planering, samordning, uppföljning och kommunikation med berörda parter. Om rollen innefattade personalansvar bör det anges vad ansvaret bestod av, exempelvis arbetsledning, introduktion eller schemaläggning. Undvik dock att skriva in sådant som personen bara tillfälligt hjälpte till med utan faktiskt ansvar.

Rätt att få intyg och arbetsgivarens ansvar

Behovet av ett tjänstgöringsintyg är vanligt, och många arbetsgivare lämnar ett sådant på begäran. Vilken information som ska lämnas kan påverkas av anställningsavtal, kollektivavtal och den aktuella situationen. Kontrollera därför alltid vad som gäller på arbetsplatsen.

Om du behöver fördjupa dig i regler om anställning och arbetsrätt finns lagtext och aktuellt material hos Sveriges riksdag. Vid tveksamheter om exempelvis uppgifter, sekretess eller formuleringar kan arbetsgivaren även behöva stämma av med sin arbetsgivarorganisation, fackliga motpart eller juridiska rådgivare.

Så fyller du i mallen steg för steg

Mallen är utformad för att fungera både för avslutade och pågående anställningar. Samla först de uppgifter som behöver kontrolleras. Fyll sedan i dokumentet lugnt och metodiskt.

1. Fyll i arbetsgivarens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter.
2. Ange den anställdes fullständiga namn och, bara vid behov, personnummer.
3. Välj om intyget gäller en avslutad eller pågående anställning.
4. Skriv anställningens start- och slutdatum samt omfattning.
5. Ange befattning och sammanfatta de huvudsakliga arbetsuppgifterna.
6. Kontrollera stavning, datum och att uppgifterna stämmer med verksamhetens underlag.
7. Ort, datera och låt behörig företrädare signera med namnförtydligande och kontaktuppgifter.

Du kan fylla i tjänstgöringsintyget direkt i webbläsaren på denna sida. När allt är kontrollerat kan dokumentet exporteras till PDF eller Word, vilket underlättar både digital överlämning och arkivering.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste felet är att intyget blir för kort för att vara användbart eller för detaljerat för att vara lämpligt. Håll dig till relevanta fakta och undvik känsliga uppgifter som inte behövs för syftet.

• Felaktiga eller ofullständiga datum för anställningsperioden.
• En befattningstitel som inte förklarar vad personen faktiskt arbetat med.
• Arbetsuppgifter som är allmänt hållna och saknar konkret innehåll.
• Omdömen i ett dokument som bara ska vara ett tjänstgöringsintyg.
• Personnummer eller annan personuppgift utan tydligt behov.
• Saknad signatur, namnförtydligande eller kontaktväg till arbetsgivaren.

Vanliga frågor

Är ett tjänstgöringsintyg samma sak som ett arbetsbetyg?

Nej. Ett tjänstgöringsintyg bekräftar främst faktiska uppgifter om anställningen, medan ett arbetsbetyg även kan innehålla arbetsgivarens omdöme om medarbetarens insats och egenskaper.

Ska personnummer stå med på intyget?

Inte alltid. Namn räcker ofta. Ta bara med personnummer om mottagaren behöver det för att kunna identifiera personen och det finns skäl att lämna uppgiften.

Kan ett intyg gälla en pågående anställning?

Ja. Ange då startdatum, att anställningen pågår och aktuell befattning samt omfattning. Undvik att ange ett slutdatum om något sådant inte finns.

Vem ska skriva under tjänstgöringsintyget?

Intyget bör signeras av en person som företräder arbetsgivaren och kan bekräfta uppgifterna, exempelvis chef, arbetsledare eller behörig administrativ företrädare.

Hur detaljerade ska arbetsuppgifterna vara?

Beskriv de viktigaste arbetsuppgifterna så att mottagaren förstår rollen och erfarenheten. Vanligen räcker en kort sammanfattning eller några relevanta punkter.

Kan jag ändra mallen innan jag exporterar den?

Ja. Mallen på sidan är redigerbar direkt i webbläsaren. Anpassa innehållet till anställningen, kontrollera uppgifterna och exportera sedan till PDF eller Word.

Källor och referenser

• Europaparlamentets och rådets dataskyddsförordning (GDPR).
• Lag (1982:80) om anställningsskydd, LAS.
• Integritetsskyddsmyndigheten, vägledning om personuppgifter i arbetslivet.
• Sveriges riksdag, lagar och andra författningar.