Skriftlig varning till anställd – gratis mall

En skriftlig varning till en anställd kan vara ett viktigt verktyg när problem på arbetsplatsen behöver hanteras sakligt och tydligt. Den ska inte användas för att skapa press eller markera irritation, utan för att dokumentera vad som har hänt, vad arbetsgivaren förväntar sig framåt och vilket stöd som kan behövas.

På den här sidan finns en mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. När innehållet är klart kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid texten efter den aktuella händelsen, anställningen och eventuellt kollektivavtal.

Vad är en skriftlig varning till en anställd?

Uttrycket skriftlig varning används ofta i arbetslivet, men kan betyda olika saker. I vardagligt språk avser det vanligen en skriftlig erinran eller tillsägelse: arbetsgivaren beskriver en brist, klargör att beteendet eller prestationen måste ändras och dokumenterar kommunikationen.

En sådan skrivelse är normalt inte samma sak som en disciplinpåföljd. I vissa verksamheter, särskilt där kollektivavtal eller särskilda anställningsvillkor gäller, kan en formell varning ha en särskild rättslig betydelse och vara reglerad genom avtal. Kontrollera därför alltid vad som gäller på just arbetsplatsen innan dokumentet rubriceras eller används som en formell disciplinär åtgärd.

För en arbetsgivare är den praktiska funktionen ofta att skapa tydlighet. Den anställde ska kunna förstå vilket agerande som arbetsgivaren reagerar på, vilka krav som gäller och när en uppföljning ska ske. Dokumentet kan också visa att arbetsgivaren har gett information och en möjlighet att rätta till problemet.

När kan en skriftlig erinran vara lämplig?

En skriftlig erinran kan bli aktuell när ett problem har betydelse för arbetet och inte har lösts genom vanlig vägledning eller muntlig återkoppling. Bedömningen behöver alltid utgå från omständigheterna. Ett enstaka misstag, otydliga instruktioner, sjukdom eller en hög arbetsbelastning kan tala för att arbetsgivaren först bör utreda och ge stöd snarare än att skriva en varning.

Exempel på situationer där arbetsgivaren kan behöva dokumentera ett samtal är:

• upprepade sena ankomster eller olovlig frånvaro,
• att arbetsinstruktioner inte följs trots tydliga besked,
• brister i bemötande, samarbete eller följsamhet till arbetsplatsens regler,
• otillåten frånvaro från arbetsplatsen under arbetstid,
• upprepade brister i arbetsutförandet där den anställde fått information och rimliga förutsättningar att förbättra sig,
• överträdelser av rutiner för säkerhet, sekretess eller IT-användning.

Var särskilt försiktig om problemet kan ha samband med ohälsa, funktionsnedsättning, rehabiliteringsbehov, graviditet, föräldraledighet, facklig verksamhet eller en skyddad diskrimineringsgrund. Då kan arbetsgivaren behöva göra ytterligare bedömningar och vidta andra åtgärder. Ett dokument får aldrig användas för att bestraffa någon som använder sina rättigheter.

Skillnaden mellan tillsägelse, erinran och formell varning

Orden används ibland omväxlande, men det är klokt att skilja på deras funktion. En muntlig tillsägelse kan räcka vid en mindre eller första händelse. En skriftlig erinran dokumenterar att arbetsgivaren har tagit upp frågan och vilka förväntningar som har kommunicerats. En formell varning kan däremot vara en sanktion med stöd i kollektivavtal, anställningsavtal eller särskilda regler.

Om arbetsgivaren använder ordet varning men egentligen menar en erinran bör det framgå av dokumentet. Skriv exempelvis att handlingen är en skriftlig erinran och inte en disciplinär påföljd, om det är avsikten. Det minskar risken för missförstånd.

Utred händelsen innan du skriver

En varning bör bygga på en saklig utredning. Utgå inte från rykten, antaganden eller allmänt hållna omdömen som att någon har en dålig attityd. Ta reda på vad som faktiskt inträffat, vilka rutiner som gällde och om den anställde har fått rimlig möjlighet att lämna sin bild.

Samla relevanta uppgifter

Samla bara in sådant som är relevant för frågan. Det kan vara tidrapporter, arbetsinstruktioner, tidigare samtalsanteckningar, e-post eller uppgifter från personer som sett händelsen. Hantera informationen begränsat och respektfullt. Personuppgifter i personalärenden ska behandlas med omsorg; vägledning om dataskydd finns hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Håll ett enskilt samtal

Kalla den anställde till ett lugnt, enskilt samtal. Förklara på förhand vad samtalet gäller och ge möjlighet att förbereda sig. Den anställde ska få beskriva sin syn på händelsen och lämna förklaringar. Anteckna sådant som har betydelse för bedömningen, inklusive om arbetsgivaren behöver erbjuda stöd, förtydliga instruktioner eller se över arbetsmiljön.

Praktiskt tips: Skriv så att en utomstående kan förstå händelsen. Datum, plats, konkreta ageranden och tydliga förväntningar är betydligt mer användbara än värderingar om personlighet eller motiv.

Så skriver du en tydlig skriftlig varning

En bra skrivelse är kortfattad men tillräckligt konkret. Den ska göra det möjligt för den anställde att förstå vad arbetsgivaren reagerar på utan att behöva gissa. Undvik överdrifter och formuleringar som kan uppfattas som hotfulla.

Följ denna arbetsgång när du fyller i mallen:

1. Kontrollera att händelsen är utredd och att den anställde har fått komma till tals.
2. Ange arbetsgivare, anställd, datum och en tydlig rubrik.
3. Beskriv händelsen med datum, tid eller tidsperiod, plats och faktiska omständigheter.
4. Förklara vilken regel, rutin, instruktion eller skyldighet som inte har följts.
5. Beskriv den anställdes förklaring på ett neutralt sätt, om den är relevant.
6. Skriv exakt vad som ska ändras och från vilken tidpunkt.
7. Ange vilket stöd, vilken introduktion eller vilken uppföljning som arbetsgivaren erbjuder.
8. Informera sakligt om att fortsatt misskötsamhet kan få arbetsrättsliga konsekvenser efter en ny bedömning.
9. Låt båda parter signera mottagandet eller samtalsanteckningen. Klargör att signaturen inte automatiskt innebär att den anställde håller med.

Undvik att påstå att uppsägning är automatisk efter en viss händelse eller ett visst antal varningar. Sådana frågor kräver alltid en samlad bedömning. Grundläggande lagtext och aktuella regler kan läsas via Sveriges riksdag.

Vad bör dokumentet innehålla?

Fyll i mallen med bara de uppgifter som behövs. Texten ska vara saklig och proportionerlig i förhållande till situationen. Om flera händelser tas upp ska de delas upp så att varje händelse går att förstå och bemöta.

• namn på arbetsgivaren och den anställde,
• datum för skrivelsen och eventuellt datum för samtalet,
• en klar beskrivning av den aktuella händelsen eller bristen,
• vilken rutin, instruktion eller överenskommelse som berörs,
• den anställdes förklaring eller uppgift om att personen fått möjlighet att yttra sig,
• krav på förändring och en realistisk tid för uppföljning,
• eventuella stödåtgärder från arbetsgivaren,
• upplysning om möjliga följder vid fortsatt misskötsamhet, formulerad utan löften eller förhandsbedömningar,
• datum och underskrifter.

En kopia kan lämnas till den anställde. Hur original och kopior ska förvaras beror på arbetsgivarens dokumenthantering och behov. Begränsa åtkomsten till dem som behöver uppgifterna i sitt arbete.

Arbetsmiljö, rehabilitering och kollektivavtal

Misskötsamhet och nedsatt arbetsförmåga är inte samma sak. Om frånvaro, försämrade prestationer eller konflikter kan ha samband med sjukdom, arbetsbelastning eller annan ohälsa behöver arbetsgivaren vara särskilt noggrann. I vissa fall kan arbetsanpassning, rehabilitering, tydligare arbetsledning eller andra arbetsmiljöåtgärder vara mer relevanta än en erinran.

Kontrollera också om arbetsplatsen omfattas av kollektivavtal. Där kan det finnas regler om disciplinära åtgärder, förhandling, fackligt stöd, tidsfrister eller särskilda rutiner. En chef bör normalt stämma av med HR, arbetsgivarorganisation eller juridisk rådgivare innan en formell varning beslutas.

Undvik vanliga misstag

Det vanligaste misstaget är att skriva för vagt. Formuleringar som ”skärp dig” eller ”visa bättre attityd” ger ingen konkret vägledning. Ett annat misstag är att blanda flera olika problem i samma skrivelse utan att skilja händelserna åt.

Undvik även att skriva affektivt, sprida dokumentet bredare än nödvändigt eller kräva att den anställde måste godkänna innehållet. Den anställde kan kvittera att dokumentet tagits emot och samtidigt invända mot uppgifterna. Om personen inte vill underteckna kan arbetsgivaren anteckna att dokumentet har överlämnats eller gåtts igenom.

Efter varningen: följ upp på ett rimligt sätt

En skriftlig erinran är inte avslutad när den skrivits under. Boka en uppföljning och kontrollera om förväntningarna är tydliga, om arbetsgivaren har levererat utlovat stöd och om situationen har förändrats. Om förbättring har skett bör det också noteras.

Om problemen fortsätter behöver arbetsgivaren göra en ny, självständig bedömning. Utred om samma fråga återkommer, om instruktionerna varit tillräckliga och om det finns nya omständigheter. Gå inte direkt till långtgående åtgärder enbart med hänvisning till att en skrivelse tidigare har lämnats.

Vanliga frågor

Måste en skriftlig varning undertecknas av den anställde?

Nej, den anställde kan inte tvingas att skriva under. En signatur kan användas som kvittens på att dokumentet har mottagits eller gåtts igenom. Skriv gärna uttryckligen att kvittensen inte innebär att den anställde godkänner innehållet.

Hur många skriftliga varningar krävs före en uppsägning?

Det finns ingen generell regel om ett bestämt antal varningar. Bedömningen beror bland annat på vad som har hänt, hur tydliga tidigare tillsägelser varit, om förbättring har getts en rimlig chans och vilka regler som gäller på arbetsplatsen.

Kan arbetsgivaren ge en varning vid sjukfrånvaro?

Sjukfrånvaro i sig bör inte behandlas som misskötsamhet. Om det finns frågor om frånvaro, arbetsförmåga eller rutiner behöver arbetsgivaren skilja på sjukdom, rehabiliteringsbehov och eventuell olovlig frånvaro.

Är en skriftlig erinran samma sak som en disciplinär varning?

Inte nödvändigtvis. En skriftlig erinran är ofta ett dokumenterat klargörande från arbetsgivaren. En disciplinär varning kan ha en särskild innebörd enligt kollektivavtal eller andra regler. Kontrollera därför vilken typ av åtgärd som är aktuell.

Får den anställde lämna en egen kommentar?

Ja. Det är ofta lämpligt att erbjuda den anställde möjlighet att lämna en skriftlig kommentar eller bifoga sin invändning. Det gör dokumentationen mer rättvisande och visar att arbetsgivaren har tagit emot personens synpunkter.

Källor och referenser

• Lagen om anställningsskydd (LAS).
• Medbestämmandelagen (MBL).
• Diskrimineringslagen.
• Arbetsmiljölagen.
• Integritetsskyddsmyndigheten, vägledning om personuppgifter i arbetslivet.