Underrättelse om avbruten provanställning – mall

En provanställning kan ge både arbetsgivare och arbetstagare möjlighet att pröva om anställningen fungerar i praktiken. Om arbetsgivaren vill att provanställningen ska upphöra innan den övergår i en tillsvidareanställning behöver arbetstagaren normalt få en tydlig underrättelse i rätt tid.

Med vår mall för underrättelse om avbruten provanställning kan du skapa ett skriftligt besked som är lätt att förstå och dokumentera. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid innehållet efter anställningsavtalet, eventuellt kollektivavtal och den aktuella situationen.

Vad är en underrättelse om avbruten provanställning?

En underrättelse om avbruten provanställning är ett meddelande från arbetsgivaren till en arbetstagare om att provanställningen ska avslutas. Det är inte samma sak som en vanlig uppsägning av en tillsvidareanställning. Vid provanställning behöver arbetsgivaren normalt inte ange sakliga skäl för att låta anställningen upphöra, men det finns viktiga regler om tidpunkt, information och skydd mot otillåtna skäl.

Dokumentet bör lämnas skriftligt även om lagen inte alltid ställer ett uttryckligt formkrav på just den handlingen. Ett skriftligt besked minskar risken för missförstånd om när informationen lämnades, vilket slutdatum som gäller och vem som fattade beslutet.

En provanställning får enligt huvudregeln vara högst sex månader. Om den inte avbryts eller avslutas i rätt tid kan den övergå i en tillsvidareanställning. Läs den aktuella lagtexten hos Sveriges riksdag och kontrollera också om kollektivavtal innehåller andra regler.

När används mallen?

Mallen används när arbetsgivaren har en pågående provanställning och beslutar att den inte ska fortsätta. Den kan användas både när arbetsgivaren vill att anställningen ska upphöra före prövotidens slut och när arbetsgivaren vill undvika att anställningen automatiskt övergår i en tillsvidareanställning.

Situationer där ett skriftligt besked är lämpligt

• Arbetsgivaren vill avsluta provanställningen innan den avtalade prövotiden har löpt ut.
• Arbetsgivaren vill att provanställningen ska upphöra vid prövotidens slut.
• Parterna behöver ett tydligt underlag för slutdatum, återlämning av egendom och avslutande lönehantering.
• Det finns behov av att visa att arbetstagaren fått information inom rätt tidsram.
• Arbetsplatsen har rutiner som kräver skriftlig dokumentation vid avslut av anställning.

Om arbetstagaren själv vill avsluta sin provanställning är det bättre att använda ett dokument där arbetstagaren tydligt meddelar sin egen vilja. Kontrollera samtidigt anställningsavtalet, eftersom det kan finnas avtalade regler om uppsägningstid eller tillvägagångssätt.

Regler och tidsfrister vid provanställning

Enligt lagen om anställningsskydd ska arbetsgivaren normalt underrätta arbetstagaren minst två veckor i förväg om arbetsgivaren avser att avbryta en provanställning eller låta den upphöra utan att övergå i en tillsvidareanställning. Är arbetstagaren fackligt organiserad ska arbetsgivaren normalt samtidigt varsla den lokala arbetstagarorganisationen som arbetstagaren tillhör.

Arbetstagaren och den fackliga organisationen kan i vissa fall begära överläggning. Arbetsgivaren bör därför planera processen i god tid och inte vänta till sista arbetsdagen. Kollektivavtal kan ersätta eller komplettera delar av lagens regler. Det är särskilt viktigt att kontrollera vilket kollektivavtal som gäller på arbetsplatsen innan beskedet lämnas.

Två veckor är inte samma sak som uppsägningstid

Den lagstadgade underrättelsen inför ett avbrytande av provanställning är i normalfallet en framförhållningsregel, inte en vanlig uppsägningstid. Anställningen kan upphöra när den angivna tiden har passerat, men anställningsavtal eller kollektivavtal kan ge arbetstagaren bättre villkor. Skriv därför alltid ett konkret datum för när anställningen upphör.

Praktiskt tips: Lämna underrättelsen personligen när det är möjligt, bekräfta mottagandet och spara en daterad kopia. Om personlig överlämning inte fungerar bör arbetsgivaren dokumentera hur och när meddelandet skickades.

Detta bör finnas med i underrättelsen

En bra underrättelse är saklig, kort och tydlig. Den ska inte innehålla onödiga omdömen om arbetstagaren. Det viktiga är att mottagaren kan identifiera parterna, förstå vilket anställningsförhållande som avses och se när anställningen avslutas.

Uppgifter att kontrollera före signering

• Att anställningen verkligen är en provanställning enligt ett skriftligt eller på annat sätt dokumenterat avtal.
• Att den avtalade prövotiden och startdagen är korrekt angivna.
• Att slutdatumet tar hänsyn till underrättelsetiden och eventuella avtalsvillkor.
• Att rätt arbetsgivare, firmatecknare eller behörig chef undertecknar dokumentet.
• Att eventuell facklig organisation varslas enligt gällande regler.
• Att intern HR-rutin, kollektivavtal och dataskyddsrutiner följs.

Så använder du mallen steg för steg

Förbered uppgifterna innan du fyller i dokumentet. Då blir beskedet konsekvent och du minskar risken att ange fel datum. Använd mallen som ett administrativt underlag, inte som ersättning för en bedömning av vilka regler som gäller i det enskilda fallet.

1. Ta fram anställningsavtalet och kontrollera startdatum, avtalad prövotid och eventuellt kollektivavtal.
2. Bestäm när underrättelsen ska lämnas och räkna fram ett korrekt sista anställningsdatum.
3. Fyll i arbetsgivarens och arbetstagarens identitetsuppgifter.
4. Beskriv kort att arbetsgivaren avser att avbryta provanställningen eller låta den upphöra.
5. Ange det exakta datum då anställningen upphör.
6. Kontrollera om lokal arbetstagarorganisation ska varslas och hantera det samtidigt.
7. Underteckna dokumentet, lämna det på ett dokumenterbart sätt och spara en kopia.
8. Planera avslutet: lön, semesterersättning, arbetsgivarintyg, intyg om anställning och återlämning av utrustning.

En arbetstagare behöver vanligtvis inte skriva under för att arbetsgivarens underrättelse ska gälla. En mottagningsbekräftelse kan ändå vara praktisk som bevisning om att handlingen tagits emot. Om arbetstagaren inte vill kvittera bör arbetsgivaren anteckna hur överlämnandet skedde.

Skillnaden mellan underrättelse, varsel och uppsägning

Orden används ibland slarvigt, men de fyller olika funktioner. Att skilja dem åt gör dokumentationen tydligare och minskar risken för att fel rutin används.

Underrättelse till arbetstagaren

Underrättelsen riktas till den person vars provanställning arbetsgivaren vill avsluta. Den informerar om avsikten och om när anställningen ska upphöra.

Varsel till facklig organisation

Varslet är ett separat meddelande till den lokala arbetstagarorganisationen när arbetstagaren är organiserad. Det är inte samma sak som underrättelsen till arbetstagaren. Hantera båda dokumenten samtidigt när reglerna kräver det.

Uppsägning av tillsvidareanställning

Vid uppsägning av en tillsvidareanställning gäller andra regler och andra krav. En provanställning som redan har övergått i en tillsvidareanställning kan inte behandlas som om den fortfarande vore en provanställning. Kontrollera därför alltid statusen innan något besked lämnas.

Risker och situationer som kräver extra kontroll

Även om en provanställning normalt kan avslutas utan motivering får beslutet inte bygga på diskriminering, föräldraledighet, föreningsrättskränkning eller andra otillåtna förhållanden. I vissa situationer finns ett förstärkt skydd, och frågor om tidpunkt eller bakgrund till beslutet kan behöva bedömas noggrant.

Var särskilt försiktig om arbetstagaren nyligen har berättat om graviditet, varit föräldraledig, varit sjukskriven, begärt arbetsanpassning, deltagit i fackligt arbete eller påtalat brister på arbetsplatsen. Det betyder inte automatiskt att en provanställning inte får avslutas, men arbetsgivaren bör kunna visa att hanteringen följer gällande regler och att beslutet inte har ett otillåtet samband.

För vägledning om arbetsgivaransvar och arbetsrättsliga frågor kan du besöka Verksamt. Vid konflikt eller osäkerhet om kollektivavtal, skyddsregler eller tidsberäkning bör arbetsgivaren kontakta arbetsgivarorganisation, facklig motpart eller juridisk rådgivare innan besked lämnas.

Praktisk hantering när anställningen avslutas

Underrättelsen är bara en del av avslutet. Arbetsgivaren behöver också se till att administrativa och praktiska frågor hanteras korrekt. Gör gärna en checklista och utse en ansvarig person, särskilt om företaget saknar en särskild HR-funktion.

Avsluta anställningen ordnat

• Beräkna slutlön, eventuell semesterersättning och andra ersättningar enligt avtal.
• Hantera arbetsgivarintyg, tjänstgöringsintyg eller andra handlingar som arbetstagaren har rätt till eller behöver.
• Avsluta behörigheter till e-post, system, nycklar, passerkort och kunduppgifter vid rätt tidpunkt.
• Ta emot företagets dator, telefon, arbetskläder, nycklar och annan egendom.
• Skydda personuppgifter och begränsa intern spridning av information till det som behövs.
• Arkivera handlingar enligt företagets dokumenthantering och gällande regler.

Håll kommunikationen professionell. Berätta för berörda kollegor bara det som behövs för verksamheten, exempelvis vem som tar över arbetsuppgifter. Undvik att lämna detaljer om personliga förhållanden eller skälen bakom beslutet.

Vanliga frågor

Måste arbetsgivaren ange varför provanställningen avbryts?

Normalt behöver arbetsgivaren inte ange någon motivering när en provanställning avbryts. Beslutet får dock inte strida mot exempelvis diskrimineringsregler, föräldraledighetsskydd eller andra tvingande regler. Kollektivavtal kan också innehålla särskilda krav.

Hur lång tid i förväg ska arbetstagaren få besked?

Huvudregeln är att arbetstagaren ska underrättas minst två veckor i förväg. Kontrollera alltid anställningsavtal och kollektivavtal, eftersom de kan innehålla avvikande eller kompletterande regler.

Kan en provanställning avbrytas samma dag?

Arbetsgivaren ska normalt lämna underrättelse minst två veckor före avslutet. Ett avslut samma dag kan därför vara felaktigt om inte särskilda avtalsvillkor eller omständigheter gäller. Ta råd innan du agerar om tiden är knapp.

Behöver arbetstagaren skriva under underrättelsen?

Nej, arbetsgivarens beslut är inte beroende av att arbetstagaren godkänner eller undertecknar det. En signatur som bekräftar mottagande kan ändå vara praktisk. Om arbetstagaren inte vill signera bör arbetsgivaren dokumentera överlämnandet på annat sätt.

Vad händer om arbetsgivaren inte avbryter provanställningen i tid?

Om provanställningen får fortsätta efter prövotidens slut utan att den avslutas på rätt sätt kan den övergå i en tillsvidareanställning. Bedömningen påverkas av avtalet och eventuellt kollektivavtal, så kontrollera situationen i god tid före slutdagen.

Kan mallen användas om arbetstagaren är fackligt ansluten?

Ja, mallen kan användas för underrättelsen till arbetstagaren. Arbetsgivaren kan samtidigt behöva skicka ett separat varsel till den lokala arbetstagarorganisationen. Kontrollera vilken organisation arbetstagaren tillhör och vilka rutiner som gäller.

Källor och referenser

• Lagen om anställningsskydd (LAS), regler om provanställning och underrättelse.
• Diskrimineringslagen, skydd mot diskriminering i arbetslivet.
• Föräldraledighetslagen, skydd för arbetstagare som utnyttjar rätt till ledighet.
• Verksamt, information för företagare om att ha anställda.
• Aktuellt kollektivavtal och det enskilda anställningsavtalet.