Uppsägning från arbetsgivare – mall att fylla i

Att säga upp en anställd är en av arbetsgivarens mest ingripande åtgärder. Ett uppsägningsbesked behöver därför vara skriftligt, tydligt och lämnas på rätt sätt. Ett bristfälligt besked kan skapa osäkerhet om när anställningen upphör och leda till en tvist som hade kunnat undvikas.

Den här sidan hjälper dig att förstå hur en uppsägning från arbetsgivare normalt hanteras i Sverige. Mallen på sidan kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid innehållet efter anställningsavtal, kollektivavtal och omständigheterna i det enskilda fallet.

Vad innebär uppsägning från arbetsgivaren?

En uppsägning innebär att arbetsgivaren avslutar en tillsvidareanställning efter en uppsägningstid. Det är något annat än avskedande, där anställningen upphör omedelbart och kraven är betydligt högre. Det är också något annat än att låta en tidsbegränsad anställning löpa ut vid avtalstidens slut.

För anställningar som omfattas av lagen om anställningsskydd, LAS, krävs sakliga skäl för uppsägning från arbetsgivarens sida. Bedömningen påverkas bland annat av vilken grund som åberopas, möjligheterna till omplacering, anställningsavtalet och eventuellt kollektivavtal. Läs lagtext och aktuell information hos Sveriges riksdag om du behöver kontrollera de regler som gäller.

De vanligaste grunderna

• Arbetsbrist: exempelvis omorganisation, minskat arbetsbehov eller ekonomiska förändringar. Begreppet handlar inte enbart om faktisk brist på arbete.
• Personliga skäl: omständigheter som är knutna till arbetstagaren, till exempel allvarliga eller återkommande misskötsamheter. Arbetsgivaren behöver normalt kunna visa vad som hänt och vilka åtgärder som har prövats.

Formulera inte grunden i uppsägningsbeskedet mer detaljerat än nödvändigt. Uppsägningsbeskedet ska upplysa om hur arbetstagaren kan agera om hen vill angripa uppsägningen, medan bakgrund och underlag ofta hanteras i andra dokument.

Uppsägning, avskedande och visstidsanställning

Innan du använder en mall behöver du säkerställa vilken situation som faktiskt gäller. Fel dokument kan få stora följder. Använd inte ett vanligt uppsägningsbesked om arbetsgivaren avser ett avskedande eller om anställningen är tidsbegränsad och endast ska upphöra på sin avtalade slutdag.

Det kan finnas särskilda regler för exempelvis provanställning, föräldraledighet, sjukfrånvaro, facklig tillhörighet och arbetstagare med skyddade uppdrag. Kontrollera även om företaget är bundet av kollektivavtal. Ett kollektivavtal kan innehålla regler om turordning, uppsägningstid, information och förhandling.

Förbered processen innan beskedet lämnas

Uppsägningsbeskedet är slutet av en process, inte början. Vid arbetsbrist kan arbetsgivaren bland annat behöva analysera verksamhetens behov, utreda omplacering och hantera turordningsfrågor. Vid personliga skäl är det ofta viktigt att dokumentera händelser, klargöra förväntningar och bedöma om stöd, tillsägelser eller andra åtgärder ska ges först.

1. Fastställ vilken anställningsform som gäller och kontrollera avtalets villkor.
2. Utred grunden för åtgärden och dokumentera det underlag som behövs.
3. Pröva omplacering när det är relevant.
4. Kontrollera kollektivavtal, förhandlingsskyldighet och andra informationskrav.
5. Beräkna uppsägningstiden enligt lag, avtal eller kollektivavtal.
6. Upprätta ett skriftligt uppsägningsbesked med obligatoriska upplysningar.
7. Lämna beskedet på ett sätt som kan styrkas och spara en kopia.

Praktiskt tips: Datera och signera både arbetsgivarens kopia och den handling som lämnas till arbetstagaren. Be gärna mottagaren kvittera att beskedet tagits emot, men förklara att en kvittens avser mottagandet – inte att arbetstagaren godkänner uppsägningen.

Vad ska ett uppsägningsbesked innehålla?

Ett uppsägningsbesked ska vara skriftligt. Förutom arbetsgivarens och arbetstagarens uppgifter bör det tydligt framgå att anställningen sägs upp, datum för beskedet och när anställningen är tänkt att upphöra. Det ska också innehålla upplysningar om arbetstagarens möjligheter att begära ogiltigförklaring eller skadestånd och om de tidsfrister som gäller.

Arbetstagaren ska normalt också få information om företrädesrätt till återanställning, om sådan rätt kan vara aktuell. Vid arbetsbrist kan detta vara särskilt viktigt. Lämna inte generella påståenden om rättigheter som du inte har kontrollerat; skriv i stället en korrekt upplysning utifrån den aktuella situationen.

Uppgifter att kontrollera i mallen

• Arbetsgivarens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter.
• Arbetstagarens namn, personnummer eller annat identifierande uppgift och adress.
• Datum då uppsägningsbeskedet lämnas.
• Uppsägningstid och beräknad sista anställningsdag.
• Information om hur uppsägningen kan bestridas och vilka tidsfrister som gäller.
• Information om företrädesrätt till återanställning när den är tillämplig.
• Arbetsgivarens underskrift, namnförtydligande och befattning.

Undvik integritetskänsliga detaljer i själva beskedet, särskilt sådant som rör hälsa eller privata förhållanden. Personuppgifter ska hanteras varsamt och bara när det finns ett tydligt behov.

Så beräknar du uppsägningstiden

Uppsägningstidens längd beror på anställningsavtalet, kollektivavtalet och lagens minimiregler. I många fall är uppsägningstiden längre när arbetsgivaren säger upp än när arbetstagaren själv säger upp sig. Längre tid kan följa av avtal eller kollektivavtal.

Räkna från rätt datum. När ett besked har lämnats personligen är mottagandedagen normalt central. Om beskedet skickas rekommenderat kan andra regler bli aktuella. Därför bör arbetsgivaren dokumentera både hur och när handlingen överlämnades eller skickades. Vid tveksamhet om tidpunkten bör professionell arbetsrättslig rådgivning anlitas innan slutdatum fylls i.

Hur uppsägningsbeskedet ska lämnas

Det säkraste är normalt att lämna uppsägningsbeskedet personligen till arbetstagaren. Då kan arbetsgivaren samtidigt förklara vad dokumentet avser, lämna kontaktuppgifter och notera datum och tid för överlämnandet. Om personlig överlämning inte är rimlig kan andra sätt bli aktuella, men då behöver arbetsgivaren särskilt tänka på bevisning och regler om delgivning av besked.

Förvara en kopia av det undertecknade beskedet tillsammans med dokumentation om överlämnandet. Om arbetstagaren inte vill kvittera, gör en saklig anteckning om när och hur beskedet lämnades samt vilka som var närvarande.

Företrädesrätt och återanställning

En person som sägs upp på grund av arbetsbrist kan, under vissa förutsättningar, ha företrädesrätt till återanställning. Rätten beror bland annat på anställningstid, arbetsbrist som grund och om arbetstagaren har tillräckliga kvalifikationer för det lediga arbetet. Det finns också tidsgränser för när företrädesrätten gäller.

Arbetsgivaren bör därför hålla ordning på vilka tidigare anställda som kan ha företrädesrätt innan nya rekryteringar görs. Information och vägledning för företag finns hos verksamt.se. Kom ihåg att kollektivavtal kan påverka hanteringen.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att tro att en korrekt formulerad mall ersätter den arbetsrättsliga bedömningen. En mall hjälper till med struktur och formkrav, men den kan inte avgöra om det finns sakliga skäl eller om arbetsgivaren fullgjort sina skyldigheter före uppsägningen.

• Att använda uppsägning i stället för rätt dokument vid avskedande eller provanställning.
• Att ange fel sista anställningsdag genom att missa avtalad uppsägningstid.
• Att glömma upplysningar om att arbetstagaren kan angripa uppsägningen.
• Att försumma omplaceringsutredning eller förhandling när detta kan krävas.
• Att lämna beskedet utan att kunna visa när och hur det togs emot.
• Att skriva onödigt detaljerade eller känsliga uppgifter i själva beskedet.

Använd mallen på ett säkert sätt

Börja med att fylla i parternas uppgifter och datum. Kontrollera sedan uppsägningstid och sista anställningsdag mot anställningsavtal och kollektivavtal. Välj endast de formuleringar i mallen som stämmer för ditt fall, särskilt delen om företrädesrätt.

Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren. När innehållet är granskat kan du skriva ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word. Spara en kopia i arbetsgivarens personalakt och ge arbetstagaren ett eget exemplar.

Vanliga frågor

Måste en uppsägning från arbetsgivaren vara skriftlig?

Ja, uppsägningsbeskedet ska normalt vara skriftligt. Ett muntligt samtal kan vara en del av kommunikationen, men ersätter inte ett skriftligt besked.

Kan arbetsgivaren säga upp någon på grund av arbetsbrist?

Ja, arbetsbrist kan vara grund för uppsägning. Arbetsgivaren behöver dock hantera bland annat omplacering, turordning och eventuella förhandlingar på rätt sätt.

Kan en anställd vägra att skriva under uppsägningsbeskedet?

Arbetstagaren kan vägra att kvittera. Det hindrar inte alltid att beskedet får verkan, men arbetsgivaren bör kunna visa att och när beskedet lämnades.

Vad är skillnaden mellan uppsägning och avskedande?

Vid uppsägning fortsätter anställningen under uppsägningstiden. Vid avskedande upphör anställningen omedelbart och det krävs normalt mycket allvarliga omständigheter.

Ska skälet till uppsägningen stå i beskedet?

Uppsägningsbeskedet ska uppfylla formkraven och innehålla viktiga upplysningar. Hur skälet bör hanteras beror på situationen. Undvik onödiga känsliga detaljer och bedöm vid behov frågan med arbetsrättslig rådgivare.

Räcker det att skicka beskedet via e-post?

E-post är normalt inte ett lämpligt enda sätt att lämna ett uppsägningsbesked. Följ reglerna om hur besked ska lämnas och välj ett sätt som går att dokumentera.

Källor och referenser

• Lagen om anställningsskydd (LAS).
• Medbestämmandelagen (MBL).
• Riksdagen: lagar och förarbeten om arbetsrätt.
• Verksamt.se: vägledning för företag om arbetsgivarrollen.
• Arbetsdomstolens praxis om uppsägning och avskedande.