Uppsägning under provanställning – gratis mall

En provanställning kan ge både arbetsgivaren och arbetstagaren möjlighet att bedöma om anställningen fungerar i praktiken. När någon vill avsluta anställningen under prövotiden är det viktigt att beskedet lämnas tydligt, att rätt tid hålls och att dokumentationen går att följa i efterhand.

På den här sidan finns en mall för uppsägning under provanställning. Mallen kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Den passar som skriftligt besked när en arbetstagare säger upp sig eller när en arbetsgivare vill att provanställningen ska upphöra.

Vad innebär uppsägning under provanställning?

En provanställning är normalt en tidsbegränsad inledande anställning. Den får enligt reglerna i lagen om anställningsskydd normalt vara högst sex månader. Om ingen av parterna lämnar besked om att anställningen ska avslutas före prövotidens slut, övergår den vanligtvis till en tillsvidareanställning.

I vardagligt språk kallas det ofta att säga upp en provanställning. Juridiskt skiljer man dock mellan en vanlig uppsägning och att avbryta eller låta en provanställning upphöra. En provanställning kan normalt avslutas utan att någon part behöver ange sakliga skäl. Det betyder inte att arbetsgivaren fritt kan fatta beslut på diskriminerande eller annat otillåtet sätt.

Kontrollera alltid anställningsavtalet och eventuellt kollektivavtal. Där kan det finnas regler som påverkar exempelvis beskedstid, formkrav och hur kommunikationen med arbetstagarorganisation ska ske. Den som vill läsa lagtext kan hitta den via Sveriges riksdag.

Skillnaden mellan arbetsgivarens och arbetstagarens besked

Båda parter kan vilja avsluta provanställningen, men reglerna och den praktiska hanteringen ser inte alltid likadana ut. Därför bör brevet klart ange vem som lämnar beskedet och vilken dag anställningen ska upphöra.

När arbetsgivaren vill avsluta provanställningen

Arbetsgivaren ska normalt underrätta arbetstagaren minst två veckor i förväg om avsikten är att avbryta provanställningen eller låta den upphöra utan att övergå i en tillsvidareanställning. Är arbetstagaren fackligt organiserad ska arbetsgivaren normalt också varsla den lokala arbetstagarorganisationen. Kollektivavtal kan innehålla andra eller mer detaljerade regler.

Arbetsgivaren bör lämna beskedet skriftligt, även om viss information kan lämnas muntligt. Ett skriftligt dokument minskar risken för oklarheter om datum, mottagare och innehåll. Spara en daterad kopia och anteckna hur och när beskedet lämnades.

När arbetstagaren vill sluta

En arbetstagare som själv vill avsluta provanställningen bör lämna ett skriftligt besked till arbetsgivaren. Lagreglerna ger inte alltid arbetstagaren en generell uppsägningstid vid provanställning, men anställningsavtal eller kollektivavtal kan innehålla en uppsägningstid. Det är därför klokt att kontrollera avtalet innan ett slutdatum skrivs in.

Även om arbetstagaren kan sluta snabbt är det ofta bra att komma överens om överlämning, sista arbetsdag och hantering av nycklar, utrustning eller arbetsmaterial. En tydlig överenskommelse förebygger praktiska problem.

Kontrollera detta innan brevet skickas

Utgå inte enbart från att en anställning kallas provanställning. Läs det undertecknade avtalet och kontrollera när anställningen startade, om den verkligen avtalats som provanställning och när prövotiden löper ut. Om provanställningen redan har övergått i en tillsvidareanställning gäller andra regler för en uppsägning.

• Kontrollera startdatum och beräknat slutdatum för prövotiden.
• Läs avsnittet om uppsägningstid, besked och kollektivavtal i anställningsavtalet.
• Ta reda på om arbetsplatsen omfattas av kollektivavtal.
• Bestäm om brevet är ett besked om avbrytande, en egen uppsägning eller en bekräftelse av en muntlig överenskommelse.
• Bestäm ett tydligt datum för sista anställningsdag eller den dag anställningen ska upphöra.
• Se till att rätt arbetsgivare, organisationsnummer och mottagare anges.

Arbetsgivaren behöver särskilt vara uppmärksam på situationer där ett avslut kan ha samband med exempelvis föräldraledighet, graviditet, sjukdom, fackligt engagemang eller diskrimineringsgrunder. I sådana fall kan särskilda skyddsregler bli aktuella. Vid osäkerhet bör arbetsgivaren ta arbetsrättslig rådgivning innan beskedet lämnas.

Så använder du mallen steg för steg

Mallen är utformad för att kunna användas av både arbetsgivare och arbetstagare. Välj den formulering som passar situationen och ta bort alternativ som inte gäller. Håll texten saklig och koncentrerad; brevet behöver normalt inte beskriva personliga omständigheter eller en detaljerad bakgrund.

1. Välj om brevet lämnas av arbetsgivaren eller arbetstagaren.
2. Fyll i parternas namn, adressuppgifter och anställningens grunduppgifter.
3. Ange datum då beskedet lämnas och datum då anställningen upphör.
4. Välj rätt formulering för avbrytande eller egen uppsägning.
5. Kontrollera avtalet och kollektivavtalet innan du fastställer slutdatum.
6. Skriv ut eller spara brevet och se till att mottagandet kan bekräftas.
7. Spara en kopia tillsammans med anställningsavtalet och eventuell korrespondens.

Praktiskt tips: Lämna beskedet personligen när det är möjligt och be mottagaren kvittera en kopia. Om det inte fungerar, använd en dokumenterbar leverans och spara underlag som visar när brevet skickades eller togs emot.

Uppgifter som bör finnas i dokumentet

Ett kort brev räcker ofta, men vissa uppgifter bör alltid vara med. De gör att båda parter kan förstå vad brevet avser och när anställningen ska upphöra. Undvik oklara uttryck som ”så snart som möjligt” eller ”vid månadsskiftet” utan ett exakt datum.

Om arbetsgivaren lämnar beskedet kan brevet även ange att arbetstagaren har rätt att begära överläggning enligt de regler som gäller. Formuleringen bör vara korrekt och anpassad till situationen, särskilt om arbetsplatsen har kollektivavtal eller om arbetstagaren är fackligt ansluten.

Datum, tvåveckorsfrist och sista arbetsdag

Vid arbetsgivarens avbrytande av provanställning är det viktigt att skilja på dagen då underrättelsen lämnas och dagen då anställningen upphör. Underrättelsen ska normalt lämnas minst två veckor före avslutet. Det är inte samma sak som en vanlig uppsägningstid, utan ett varsel före ett planerat avslut av provanställningen.

Räkna från den dag arbetstagaren får del av underrättelsen och planera med marginal. Om det är osäkert när brevet kom fram kan det bli svårt att visa att tidsfristen har följts. Tänk också på att prövotiden inte bör hinna löpa ut innan anställningen avslutas; annars kan anställningen ha övergått till en tillsvidareanställning.

När arbetstagaren själv säger upp sig är det i första hand avtalet och ett eventuellt kollektivavtal som behöver kontrolleras. Arbetsgivare och arbetstagare kan också komma överens om en annan sista arbetsdag. Skriv i så fall gärna den överenskommelsen tydligt och låt båda parter bekräfta den.

Hur brevet bör lämnas och dokumenteras

Det finns starka praktiska skäl att lämna beskedet på ett sätt som kan bevisas. Ett personligt möte med kvittens är ofta tydligast. Om beskedet skickas digitalt bör avsändaren spara både brevet, meddelandet och ett svar eller annan dokumentation som visar att mottagaren har tagit del av innehållet.

Arbetsgivaren bör hantera personuppgifter varsamt. Brevet ska bara innehålla sådana personuppgifter som behövs för att identifiera parterna och anställningen. Mer vägledning om personuppgifter finns hos Integritetsskyddsmyndigheten.

• Spara den signerade eller daterade versionen av brevet.
• Dokumentera leveransdatum och sättet brevet överlämnades på.
• Spara eventuell kvittens, e-postbekräftelse eller mottagningsbevis.
• Förvara dokumentet tillsammans med anställningsavtalet på ett säkert sätt.
• Begränsa åtkomsten till personer som behöver uppgifterna i arbetet.

Vanliga misstag att undvika

Ett vanligt misstag är att använda ordet uppsägning utan att klargöra om det handlar om arbetsgivarens avbrytande av provanställning eller arbetstagarens egen uppsägning. Det kan skapa osäkerhet om vilken tidsfrist som avses. Ett annat misstag är att ange fel slutdatum eller att vänta så länge att provanställningen hinner övergå i tillsvidareanställning.

Undvik också onödiga värderingar i brevet. Om arbetsgivaren inte behöver ange skäl bör brevet normalt fokusera på beskedet, datumet och eventuell praktisk information. Det är inte heller lämpligt att använda en standardmall utan att först kontrollera om anställningsavtalet eller kollektivavtalet säger något annat.

Efter att provanställningen har avslutats

När sista anställningsdagen har passerat behöver parterna ofta hantera några praktiska frågor. Arbetsgivaren ska bland annat se till att lön, semesterersättning och andra ersättningar hanteras enligt avtalet och de regler som gäller. Arbetstagaren bör återlämna arbetsgivarens egendom och kontrollera sin lönespecifikation.

Det kan vara bra att stämma av följande innan anställningen upphör:

• återlämning av nycklar, passerkort, dator, telefon och annan utrustning,
• slutlön, innestående ersättningar och semesterersättning,
• eventuella reseräkningar eller utlägg,
• tystnadsplikt, sekretess och åtkomst till system,
• arbetsgivarintyg eller tjänstgöringsintyg om det är aktuellt.

Om parterna är oense om avslutet, datumet eller andra villkor är det klokt att dokumentera kommunikationen skriftligt. Arbetstagaren kan även kontakta sin fackliga organisation. Arbetsgivare som behöver stöd kan vända sig till sin arbetsgivarorganisation eller arbetsrättslig rådgivare.

Vanliga frågor

Kan en provanställning avslutas utan anledning?

En provanställning kan normalt avbrytas utan att skäl behöver anges. Arbetsgivaren får dock inte fatta beslut på ett sätt som strider mot exempelvis diskrimineringsregler eller särskilda skyddsregler. Avtal och kollektivavtal kan också påverka bedömningen.

Hur lång tid i förväg ska arbetsgivaren lämna besked?

Arbetsgivaren ska normalt underrätta arbetstagaren minst två veckor före ett avbrytande eller ett avslut utan övergång till tillsvidareanställning. Kontrollera alltid om kollektivavtal innehåller andra regler.

Måste arbetstagaren skriva under arbetsgivarens besked?

Arbetstagarens underskrift kan användas som kvittens på att brevet har tagits emot, men den innebär inte automatiskt att arbetstagaren godkänner innehållet. Arbetsgivaren bör skriva tydligt om underskriften avser mottagande.

Kan jag säga upp mig direkt under en provanställning?

Det beror på vad som står i anställningsavtalet och eventuellt kollektivavtal. I många fall finns ingen lagstadgad uppsägningstid för arbetstagaren under provanställning, men avtalade villkor ska följas.

Vad händer om provanställningen löper ut utan besked?

Om ingen av parterna lämnar besked i tid övergår provanställningen normalt till en tillsvidareanställning. Då gäller reglerna för en sådan anställning i stället.

Kan mallen användas för en tillsvidareanställning?

Nej, mallen är avsedd för avslut under en provanställning. En uppsägning av en tillsvidareanställning följer andra regler och bör hanteras med en särskild uppsägningsmall.

Källor och referenser

• Lagen om anställningsskydd (LAS), regler om provanställning och underrättelse.
• Riksdagen: Sveriges lagar och förarbeten.
• Diskrimineringslagen, regler om förbud mot diskriminering i arbetslivet.
• Integritetsskyddsmyndigheten: vägledning om behandling av personuppgifter i arbetslivet.