Lokalhyresavtal mall – kontrakt för affärslokal

Ett lokalhyresavtal är avtalet mellan en hyresvärd och en verksamhetsutövare som hyr en affärslokal. Det kan gälla exempelvis kontor, butik, salong, restaurang, lager eller verkstad. Ett tydligt skriftligt avtal minskar risken för tvister om hyran, lokalens skick, ansvar för underhåll och hur uppsägning ska gå till.

På den här sidan finns en lokalhyresavtal mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. Fyll i uppgifterna, anpassa villkoren efter den aktuella lokalen och exportera sedan dokumentet till PDF eller Word. Mallen är ett praktiskt underlag, men villkoren behöver alltid stämma med parternas verkliga överenskommelse.

Vad är ett lokalhyresavtal?

Ett lokalhyresavtal reglerar upplåtelsen av en lokal mot ersättning. Till skillnad från bostadshyra är utgångspunkten vid lokalhyra att lokalen ska användas i en verksamhet. Avtalet bör därför inte bara ange adress och hyra, utan även vilket ändamål hyresgästen får använda lokalen för.

Regler om hyra finns i jordabalkens hyresregler. För lokalhyra har avtalets formulering stor praktisk betydelse, särskilt kring avtalstid, indexuppräkning, driftskostnader, återställning och uppsägning. Läs aktuell lagtext och information via Sveriges riksdag om du behöver kontrollera regelverket.

När behöver du ett skriftligt kontrakt?

Hyresförhållanden kan i vissa fall uppkomma även utan ett undertecknat dokument, men ett skriftligt avtal är starkt rekommenderat. Det ger båda parter ett gemensamt bevis på vad som avtalats och gör administrationen enklare under hyrestiden.

Ett skriftligt lokalhyresavtal är särskilt viktigt när:

• hyrestiden är längre än en kortare tillfällig upplåtelse,
• hyran består av flera delar, exempelvis bashyra och driftstillägg,
• hyresgästen ska göra anpassningar eller installationer i lokalen,
• hyresvärden vill ställa krav på säkerhet eller deposition,
• lokalen delas med andra verksamheter eller har särskilda ordningsregler,
• parterna vill avtala om indexreglering eller särskilda uppsägningsvillkor.

Det är klokt att båda parter får ett identiskt, daterat och undertecknat exemplar. Spara också bilagor, e-post som ändrar villkor och dokumentation om lokalens skick.

Parterna och lokalen ska identifieras tydligt

Börja avtalet med att ange vem som är hyresvärd och vem som är hyresgäst. För företag bör företagsnamn, organisationsnummer, postadress och kontaktperson anges. Om hyresgästen är en enskild firma är det viktigt att namnet på den fysiska personen också framgår.

Beskriv därefter lokalen så att det inte råder tvekan om vad upplåtelsen omfattar. Ange fastighetsbeteckning eller adress, våningsplan, lokalnummer och ungefärlig area om den är relevant. Specificera även vilka delar som ingår, till exempel förråd, lastzon, parkeringsplats, uteservering eller gemensamma utrymmen.

Bestäm användningen av affärslokalen

Ändamålsbestämmelsen berättar vilken verksamhet lokalen får användas till. Skriv så tydligt som möjligt, exempelvis ”kontorsverksamhet för redovisningsbyrå” eller ”butik med försäljning av sportartiklar”. En alltför bred formulering kan skapa osäkerhet, medan en mycket snäv formulering kan begränsa hyresgästen om verksamheten senare utvecklas.

Om verksamheten kräver myndighetstillstånd, bygglov, brandskyddsåtgärder, livsmedelsregistrering eller andra godkännanden bör avtalet tydligt ange vem som ansvarar för att ansöka och betala. Hyresgästen bör inte utgå från att lokalen automatiskt får användas för den planerade verksamheten.

Anpassningar och installationer

Avtala skriftligt om hyresgästen får bygga om, dra nätverk, sätta upp skyltar, installera ventilation, larm eller maskiner. Ange om ett skriftligt godkännande krävs i förväg och vem som ansvarar för kostnad, myndighetskontakter, återställning och eventuella skador.

Praktiskt tips: dokumentera lokalen med foton och ett enkelt skickprotokoll vid tillträdet. Notera befintliga skador, nycklar, mätarställningar och utrustning innan verksamheten flyttar in.

Hyra, moms och kostnader

Hyran behöver vara enkel att förstå. Skriv beloppet, om det anges per månad eller år, när den ska betalas och till vilket konto. Ange också om beloppet är inklusive eller exklusive moms. Uthyrning av verksamhetslokaler kan under vissa förutsättningar omfattas av frivillig beskattning, men det är inte något som ska antas utan att parterna kontrollerar sin situation.

Utöver bashyran kan parterna avtala om kostnader för exempelvis el, värme, vatten, avfall, bredband, städning, fastighetsskatt, gemensam drift eller service. Varje kostnad bör beskrivas så att det framgår om den ingår i hyran, faktureras separat eller fördelas på ett visst sätt.

Frågor om moms och företagsregistrering kan kontrolleras hos Skatteverket. Om hyran ska justeras över tid, exempelvis genom index, behöver avtalet ange hur beräkningen sker och från vilken tidpunkt justeringen gäller.

Hyrestid och uppsägning

Avtalet bör ange om det löper på bestämd tid eller tills vidare. Vid ett tidsbestämt avtal ska början och slutet anges tydligt. För ett tillsvidareavtal behöver parterna beskriva uppsägningstid och hur uppsägningen ska lämnas.

Uppsägning av lokalhyra kan ha betydande rättsliga följder. Det finns regler om form, tidpunkter och vissa situationer där en hyresgäst kan ha ett indirekt besittningsskydd. Därför bör parterna inte använda otydliga formuleringar som ”avtalet förlängs vid behov” eller ”uppsägning sker enligt överenskommelse”. Skriv i stället vad som gäller och följ uppsägningar skriftligt.

Förlängning och villkorsändring

Bestäm om avtalet automatiskt ska förlängas när den första perioden löper ut och i så fall med vilken period. Om hyresvärden vill ändra hyran eller andra villkor inför en ny period bör processen hanteras i god tid och dokumenteras. Vid osäkerhet kan professionell rådgivning vara lämplig, särskilt när verksamheten är beroende av lokalen.

Ansvar för underhåll, skador och försäkring

Det ska framgå vem som ansvarar för vilket underhåll. Hyresvärden ansvarar ofta för byggnadens grundläggande funktioner, men avtalsvillkoren kan fördela vissa åtgärder på hyresgästen. Beskriv exempelvis ansvar för ytskikt, dörrar, lås, ventilation, installationer, skyltar, kyla, fettavskiljare och maskiner.

Hyresgästen bör normalt använda lokalen varsamt och anmäla fel utan dröjsmål. Avtala hur felanmälan görs, när hyresvärden får tillträde och vem som hanterar akuta skador. Ange även försäkringskrav. En verksamhetsförsäkring kan vara viktig för hyresgästens inventarier, avbrott och ansvar, medan fastighetsförsäkring vanligtvis är hyresvärdens fråga.

• Beskriv lokalens skick vid tillträdet i en bilaga.
• Specificera om målning, golv och mindre reparationer ingår i hyresgästens ansvar.
• Ange om hyresgästen måste ha ansvarsförsäkring eller annan verksamhetsförsäkring.
• Reglera återställning efter godkända anpassningar.
• Förtydliga vad som ska lämnas kvar vid avflyttning.

Säkerhet, deposition och överlåtelse

Hyresvärden kan vilja ha en säkerhet för hyresgästens åtaganden, exempelvis deposition, bankgaranti eller borgen. Avtalet ska då ange säkerhetens storlek, när den ska lämnas, vad den får användas till och när den ska återlämnas eller upphöra. Undvik ospecificerade formuleringar som ger en part rätt att hålla inne pengar utan tydlig grund.

Reglera även om hyresgästen får överlåta avtalet, hyra ut i andra hand eller låta ett annat bolag använda lokalen. För små företag är detta särskilt viktigt vid försäljning av verksamheten, ombildning eller byte av bolagsform. Skriv att samtycke ska inhämtas skriftligt när det krävs.

Så fyller du i mallen

Gå igenom avtalet tillsammans innan någon skriver under. Lägg inte viktiga överenskommelser enbart i muntliga samtal. Om något ska gälla utöver standardvillkoren bör det skrivas in under särskilda villkor eller i en tydligt namngiven bilaga.

1. Fyll i korrekta uppgifter om hyresvärd, hyresgäst och lokalen.
2. Beskriv verksamhetens ändamål och vad som faktiskt ingår i upplåtelsen.
3. Ange hyra, moms, betalningsdag och samtliga kostnader utöver hyran.
4. Bestäm hyrestid, eventuell förlängning och hur uppsägning ska hanteras.
5. För in överenskommelser om underhåll, anpassningar, försäkring och säkerhet.
6. Bifoga planritning, skickprotokoll eller andra handlingar som ska vara en del av avtalet.
7. Läs igenom hela dokumentet, datera och låt behöriga företrädare skriva under.

Du kan redigera mallen på denna sida direkt i webbläsaren, skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word. Se till att båda parter får varsin komplett kopia med samtliga bilagor.

Vanliga frågor

Måste ett lokalhyresavtal vara skriftligt?

Det är mycket lämpligt att ha avtalet skriftligt, även om hyresförhållanden inte alltid kräver ett skriftligt kontrakt för att uppstå. Ett skriftligt avtal ger bättre bevisning om hyra, tid, användning och ansvar.

Kan hyresvärden lägga på moms på lokalhyran?

Det kan vara möjligt i vissa situationer, men det beror på uthyrningen och parternas förutsättningar. Skriv tydligt i avtalet om hyran är inklusive eller exklusive moms och kontrollera frågan innan avtalet undertecknas.

Vad ska ingå i ett lokalhyresavtal?

Minst parter, lokal, användningsändamål, hyra, betalningsvillkor, hyrestid och underskrifter bör finnas med. I praktiken bör avtalet också reglera kostnader, underhåll, försäkring, förändringar i lokalen och uppsägning.

Får hyresgästen bygga om lokalen?

Det beror på avtalet och på vilken åtgärd som planeras. Hyresgästen bör alltid få hyresvärdens skriftliga godkännande innan en ombyggnad eller installation påbörjas och kontrollera om tillstånd krävs.

Vad händer med depositionen när avtalet upphör?

Det bör regleras i avtalet. Vanligtvis återlämnas depositionen när parternas ekonomiska mellanhavanden är slutligt reglerade, efter avräkning för godkända och dokumenterade krav enligt avtalet.

Källor och referenser

• Jordabalken, 12 kap. om hyra.
• Sveriges riksdag – lagtext och information om svensk lagstiftning.
• Skatteverket – vägledning om moms och uthyrning av verksamhetslokaler.
• Domstolsverket – information om hyres- och arrendenämnder.